Para que el departamento de recursos humanos pueda tomar decisiones objetivas sobre selección, retribución, promoción y desarrollo, planes de carrera y sucesión, plan de formación, seguridad y salud, relaciones laborales y con los empleados, etc. necesita conocer la estructura organizativa de la empresa.

El análisis y la descripción de puestos de trabajo nos permite conocer cuál es el alcance de cada puesto dentro de la organización y cuáles son sus tareas, responsabilidades y deberes. Su implantación consta de dos fases claramente diferenciadas:

• La fase de análisis del puesto propiamente dicha a partir de una recogida sistemática de la información relevante de cada puesto (APT).
• La descripción del puesto en un documento que recoge de forma detallada alcance, responsabilidad, tareas y deberes de cada puesto, así como las características que debe tener la persona que va a ocupar dicho puesto (DPT).

¿Cuándo se debe realiazar un APT y una DPT?

Aunque existen múltiples razones para realizarlos, normalmente se llevan a cabo por alguno de los siguientes motivos:

• Creación de una nueva empresa.
• Creación de un nuevo departamento.
• Modificación significativa en los puestos y/o creación de algunos nuevos.
• Cambios organizativos.
• Actualización del sistema de retribución.

Análisis del puesto (APT)

Como ya hemos comentado, realizar un análisis de puesto es clave. Nos permite obtener información objetiva de cada puesto tipo de una empresa y conocer lo que es necesario para un desempeño excelente en el mismo. Con ello podremos tomar decisiones tan importantes como la incorporación de talento, asumir nuevas responsabilidades y/o nuevos proyectos, crecimiento en determinadas áreas de la empresa, etc.

Hay varios métodos que pueden emplearse para recopilar información sobre el puesto y la a elección de uno u otro dependerá de los objetivos que se persigan y las características de la compañía: Cuestionarios, Observación, Entrevista individual, Entrevista grupal, Reunión de expertos, Registro del empleado o diarios laborales o una combinación de varias de ellas.

Proceso para identificar todos los componentes del puesto.

Descripción del puesto (DPT)

Un puesto es un conjunto de funciones que, dentro de una estructura organizacional, aporta resultados que han de contribuir a la consecución de sus objetivos.

El proceso de la DPT es conocer y entender la posibilidad que tienen los puestos de responder por sus acciones y consecuencias organizacionales.

Lo que se pretende con el proceso de la DPT es:

• Obtener la fotografía del puesto.
• Reflejar el contenido real y actual del puesto, no las características de la persona.
• Ser claros, concretos y precisos.

De toda la información recopilada en la fase de análisis ¿qué debe incluirse en la descripción del puesto? No existe una plantilla o modelo estándar, pero la mayoría contienen, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Identificación del puesto:
  • Denominación del puesto
  • Unidad organizativa
  • Resumen del puesto (incluye únicamente sus principales funciones o actividades).
  • Jefe inmediato, recursos humanos
  • Condiciones laborales (ambientales y físicas).
• Responsabilidades: parte central de la DPT.
  • Para poder definir estas responsabilidades hay que analizar detalladamente todas las actividades que se van a tener que desarrollar en ese puesto de trabajo preguntando ¿qué hace?, ¿sobre qué lo hace? y ¿para qué lo hace?
  • Estándares de desempeño que debe alcanzar el empleado en cada una de sus obligaciones y responsabilidades.
• Requisitos:
  • Descripción de las cualidades que deben tener los ocupantes del puesto para su desempeño: características, cualificaciones, área de especialidad, habilidades, idiomas, experiencia.
• Relaciones internas:
  • Son los principales contactos internos (máximo 5) que debe mantener el titular para lograr sus objetivos con otras áreas de le empresa. Se debe detallar el departamento, la frecuencia de comunicación y el porqué de dichos contactos.
• Decisiones:
  • Describir las principales decisiones que toma el titular del puesto en forma autónoma y recurrente, sin tener que consultar con su superior inmediato: ¿son rutinarias, importantes o trascendentales?, ¿son eventuales, o frecuentes?

Tanto el análisis como la descripción de los puestos de trabajo son una herramienta compleja, costosa y exigente, pero que aporta enormes beneficios si se emplea adecuadamente. Es la mejor forma de poder adaptarse a los cambios del entorno de forma eficiente, entre otras cosas, se consigue evitar duplicidades, traspasar empleados de un puesto a otro con características similares o diseñar desarrollo basadas en información real y objetiva.

Esta noticia es un resumen de la sesión impartida por Teresa Bañon, Responsable de selección y desarrollo en Verne Technology Group, en el Máster en Dirección y Gestión de Recursos Humanos de la Universidad de Alicante.

Os dejamos el álbum completo de la sesión.

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