Recomendaciones para hacer un uso productivo del correo electrónico | El Club de las Buenas Decisiones | Universidad de Alicante | CBD - Formación para Empresarios, Managers y Directivos
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Recomendaciones para hacer un uso productivo del correo electrónico | El Club de las Buenas Decisiones | Universidad de Alicante | CBD
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Gestionar bien el tiempo y ser productivos, con eficacia y eficiencia, es un tema que nos suele preocupar, y mucho, personal y profesionalmente. Mucho se ha escrito sobre ello y, estamos seguros, habrás ya intentado muchas técnicas e irás mejorando en esta gestión del bien más valioso que atesoramos, nuestro tiempo.

En esta ocasión y a través de este artículo queremos reflexionar sobre una herramienta muy útil pero que, sin la gestión adecuada, también puede transformarse en una trampa por la que se nos escapa nuestro valioso tiempo, el email.

No es la única herramienta con la que nos ocurre esto, en un mundo cada vez más digitalizado, más rápido, más inmediato, tenemos a nuestra disposición un amplísimo número de herramientas que nos pueden ayudar a gestionar mejor el tiempo aunque, si no las usamos bien, también pueden ser ladrones o malversadores de nuestro tiempo. Se nos ocurre, por ejemplo, hablar de internet, de diferentes APP y, cómo no, de las redes sociales.

En este artículo queremos centrarnos en el email como herramienta ampliamente utilizada, a veces no de la mejor forma posible. Es por esto que queremos transmitir algunas recomendaciones que podrás estudiar y aplicar, si consideras que son interesantes en tu caso, para poder gestionar el correo electrónico de una forma más productiva.

Antes de empezar te pedimos que reflexiones un poco sobre cómo usas tú el email.

¿Gastas mucho tiempo leyendo el correo?

¿Es lo primero que haces cuando empiezas a trabajar?

¿Te llegan notificaciones en el PC o Smartphone cada vez que llega un nuevo email?

¿Interrumpes otras tareas para leer los email entrantes?

¿Pones en copia a todo el mundo de tus correos?

Reflexionar sobre tu propio uso te ayudará a posicionarte respecto al uso que tienes del correo y también podrás ver si te resulta útil aplicar las recomendaciones que a continuación te dejamos. Ya te adelantamos que, algunas de ellas, quizá no te resulten muy cómodas o fáciles de implantar, al menos de inicio. Si lo consigues, estamos seguros que ganarás en productividad y conseguirás hacer un uso mucho más inteligente del tiempo que inviertes con el email.

Vamos con las recomendaciones:

Unifica

Por diversas circunstancias es bastante común que dispongamos de varias cuentas de correo electrónico, desde correo de aplicaciones web hasta correos profesionales. Lo más inteligente y productivo es unificar todas las cuentas en una para, desde esta, centralizar todos los mail que nos llegan, de una forma más productiva.

Unificar en Gmail es una buena opción y no es un procedimiento complejo.

Usa los reenviadores que tienen prácticamente todos los servidores de correo. Además, relacionando con tu cuenta de Gmail también podrás enviar como si se tratase de esas cuentas, sin necesidad de entrar a diferentes buzones a ver tu correo.

Ten en cuenta que también dispones de clientes de correo que te permirán recibir mail de diferentes cuentas directamente en tu escritorio.

Silencia

Tener notificaciones con sonido y que aparezcan emergentes en tu PC o teléfono no es una buena idea.

Este tipo de notificaciones interrumpen otras tareas y hacen que sea muy difícil resistirse a entrar a ver qué nos han escrito. De hecho, si lo piensas, hacen muy bien su trabajo que precisamente es ese, conseguir robar nuestra atención y que accedamos a la herramienta que nos envía la notificación.

Es interesante eliminar las notificaciones para ser nosotros quienes elegimos cuándo acceder a determinadas aplicaciones y hacer un uso más productivo de las mismas.

Puede que te de algo de miedo hacerlo por si te pierdes algo, pero con las siguientes recomendaciones te aseguramos que no lo harás y que la diferencia de gestión será abismal.

Prioriza             

Empezar el día viendo el email es un error.

Debemos priorizar y conocer cuáles son las tareas principales y más críticas a realizar cada día. Hay tareas que son las “grandes rocas”, las tareas más importantes y que nos aportan más resultados. Estas tareas deberían ocupar los momentos de más productividad. Muchos de estos momentos suelen ser al principio del día, cuando todavía estamos “frescos” tras el descanso.

En este sentido, debemos tener claras estas tareas prioritarias y no dejar que las desplacen nuevas tareas que hemos detectado al leer el email a primera hora. Tampoco debemos perder nuestros momentos más despejados y productivos leyendo el correo, que seguramente nos conseguirá estresar al detectar problemas o nuevas tareas que añadir a nuestro día.

La recomendación es, por tanto, priorizar y saber qué hacer más importante a primera hora que ver el email.

A continuación de ello, en un horario que nos fijaremos para tal fin, veremos el correo y lo introduciremos en nuestra programación diaria.

Lo más inteligente y productivo es establecer, dentro de nuestras tareas, momentos para ver y revisar el email. Según el nivel de correos que recibamos, lo revisaremos de 2 a 4 veces diarias, con un horario establecido, y tratando de ver toda la carpeta, no dejar a medias la revisión.

Agrupa

Nos referimos a lo que acabamos de adelantar en el punto anterior. Agrupa horarios de ver el correo. Primero escanea, lee por encima, a través de los asuntos, qué cosas has recibido. Aquí encontrarás desde correos spam o no interesantes (que eliminarás en ese momento), hasta otros más relevantes que requerirán acciones.

Una vez hecha la primera criba, relee con más atención y ve pensando si lo que te piden en el mail es una pequeña acción que puedes resolver en menos de 2 minutos o si te llevará más tiempo. La regla de los dos minutos dice que si una tarea te llevará menos de ese tiempo, es mejor que la hagas ya, no la programes para más tarde. Resuélvela y una menos.

Si por el contrario te llevará más tiempo o requerirá más atención, la tendrás que apuntar en tus tareas y ver cuándo la programas para resolverla.

No antepongas tareas que no son importantes ni urgentes sólo porque te las pidan por email. Date cuenta que dejar de hacer una tarea para resolver otra desplazará lo que tenías previsto.

Piensa y evalúa la mejor opción.

Organiza

Las cuentas de correo nos permiten tener carpetas para organizar nuestro correo. Revisa tus opciones y piensa cómo pueden ayudarte.

Te recomendamos no usar demasiadas carpetas, la simplicidad es importante y te ayuda a ser más productivo.

Una organización bastante usada y productiva es tener una carpeta de ACCIÓN donde guardar los correos que requieren que hagas algo, otra de ARCHIVO donde guardar lo ya realizado y otra de EN ESPERA donde tendremos los mail delegados o los que requieren de una acción por parte de otra persona.

Sólo es una opción, aquí tendrás que pensar y definir lo que realmente te sirva a ti. No te olvides de la simplicidad.

Además, mira que puedes crear filtros que hagan algo con correos que recibes, desde eliminarlos si vienen de un remitente spam, hasta destacarlos si vienen de un superior, por ejemplo.

Programa

En muchas de las cuentas de correo ya se pueden programar mails. Nos ayudará con lo de agrupar tareas, dejando preparados correos que sabemos que tenemos que enviar pero aún no es el momento para ello. Puedes programarlos para que salgan en el momento que sea adecuado y necesario.

Limpia

Te hablábamos de los filtros pero lo más interesante es que borres y bloquees el spam y que te desuscribas de cualquier newsletter que no quieras recibir.

A veces no es tan fácil hacerlo y nos lleva un poco de tiempo encontrar donde darnos de baja pero es más productivo gastar un poco más de tiempo en hacerlo que mucho más a la larga borrando y leyendo estos correos que no nos interesan para nada.

Piensa

Cuando vayas a enviar mails piensa también en la productividad del otro.

No pongas en copia a gente que realmente no está implicada o no le interesa el correo que vas a enviar.

No escribas mail demasiado largos, ve al grano. Que sean claros y concisos.

Si puedes gestionarlo por otro canal, que no llegue al email. Nos referimos a si puedes hablarlo con alguien directamente o resolverlo de inmediato a través de una llamada, por ejemplo.

Esperamos que con estos consejos consigas una gestión más productiva de tu correo electrónico y que pase a ser una herramienta mucho más útil, evitando el tiempo que te roba por una inadecuada gestión.

¿Crees que podrás integrar las recomendaciones? ¿Te parece complicado hacerlo?

Estamos seguros que, cuando veas los resultados, podrás ponerlo en práctica de forma más sencilla.

¡Te animamos a intentarlo!

Photo by Yogas Design on Unsplash

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