Decálogo para mejorar (de una vez por todas) tu productividad y gestión del tiempo | Programas de Máster y Experto de la Universidad de Alicante | El Club de las Buenas Decisiones - Formación para Empresarios, Managers y Directivos
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En un mundo en el que parece que nunca lleguemos a tiempo y siempre vayamos corriendo hacia un lugar u otro; en un mundo en el que nunca tenemos suficiente tiempo para todas las tareas que debemos realizar tanto en el apartado más profesional como en el más personal, nos vemos necesariamente obligados a pararnos y planificar, a mejorar en nuestra gestión y ser más productivos. En este sentido te proponemos en este artículo algunas recomendaciones que te permitirán mejorar tu productividad y la gestión de ese bien tan preciado, nuestro tiempo.

  • Establece un horario laboral

Es importante tener claro cuál es mi horario de trabajo, es decir, a qué hora comienzo a trabajar, cuando haré descansos y a qué hora finalizaré. Parece algo obvio y sencillo pero a veces el tema se complica sobre todo con trabajos autónomos o con horarios flexibles.  Tener claro mi horario y las interrupciones necesarias del mismo, me ayudará a gestionar mejor el tiempo real de trabajo del que dispongo en cada jornada.

El horario que te marques ha de ser realista y una vez esté definido, ha de cumplirse.

  • Planifica tu día

“Por cada minuto que pasamos organizando, se gana una hora”. Benjamin Franklin 

Es necesario planificar lo que vamos a hacer cada día sobre todo con la visión puesta en las tareas más importantes que tengo que realizar. Las tareas más relevantes serán las que me ayudan a acercarme a los objetivos más importantes de mi trabajo. Para saber diferenciarlas y potenciarlas, primero habrás de tener claros tus objetivos (¿¿Los tienes??).

Cuando nos sentamos a planificar deberemos ser realistas y tener en cuenta el tiempo y energía que nos llevarán las acciones que hemos de realizar. Es importante revisar qué pasa cada día para mejorar y ser más realistas en nuestras planificaciones, pero esto lo comentamos en el punto siguiente…

  • Revisa qué ha pasado al final del día

Cada día deberemos revisar qué ha ocurrido con mi planificación, si se ha podido completar o cuáles han sido las razones para que no haya sido así.

Un exceso de tareas, ser poco realistas a la hora de planificar, que hayan surgido imprevistos o  que hayamos tenido que hacer frente a otras urgencias, pueden ser motivos que hagan que no se haya cumplido mi planificación. Hacer una revisión me ayudará a darme cuenta de qué está ocurriendo y cómo puedo mejorar mi planificación, afrontar mis ladrones de tiempo o qué trabajar para ser más productivo.

Tanto al inicio como al final de la jornada deberemos repasar y ser conscientes de las tareas prioritarias, teniendo en cuenta que pueden surgir imprevistos, pero también tendremos planificado algo de tiempo para afrontarlos de la forma más óptima posible.

  • Ten en cuenta los imprevistos

Como ya adelantábamos en el apartado anterior los imprevistos existen y debemos afrontarlos.

Si planificamos también una parte de tiempo para ellos conseguiremos llegar a los objetivos.

No podemos olvidar analizar dichos imprevistos porque, si son repetitivos y nos roban mucho tiempo, podrán pasar a ser vistos como ladrones de tiempo y deberemos afrontarlos en la medida de lo posible. Analizar toda esta información nos ayudará a ver con más claridad estos aspectos y valorar qué solución podemos darles.

  • Divide las tareas muy grandes

En ocasiones vemos tareas tan grandes que nos cuesta asumirlas y tendemos a procrastinarlas hasta el infinito, sólo porque no nos atrevemos a afrontarlas.

En este caso es conveniente dividir las tareas muy grandes en pequeñas tareas más asumibles que nos permitirán realizar el gran proyecto de forma pausada y continuada. De esta forma, cuando nos demos cuenta, habremos completado esas tareas más complejas de forma más sencilla.

Otra recomendación al respecto es que esas tareas que más energía necesitan de ti, las que más exigentes son, las realices en tu momento más productivo y no las vayas dejando a lo largo del día. Es mejor completarlas cuanto antes. Seguro que no son tan terribles como pensabas y, cuando la hayas realizado, te sentirás mucho mejor que posponiéndola una vez tras otra.

  • Usa un calendario de seguimiento

Hay muchas herramientas de productividad que pueden ayudarte con este tema. Si las utilizas y te marcas fechas, serás mucho más eficiente.

Eso sí, comprométete contigo mismo y cumple las fechas que te marques en ese calendario.

  • Si puedes, delega

Puede que no aplique en tu caso pero siempre hay tareas que podemos delegar porque no son las importantes que hemos de realizar. En el caso de que sea posible, hazlo. Es una recomendación importante. Delega lo que no sea crítico para ti en el trabajo, esto te dará más espacio y tiempo para dedicar a lo verdaderamente importante.

  • Agrupa tareas

Realizar tareas similares en un mismo momento es una buena forma de ser más productivos. Se trata de gestionar inteligentemente estas tareas similares, las que nos cuesta menos tiempo hacer juntas.

Además, ten en cuenta de agrupar las tareas en el momento adecuado. Por ejemplo, las más difíciles en momentos de más energía y las más repetitivas cuando estés más cansado/a, o las tareas que menos tiempo me llevan en momentos en los que no cuento con demasiado tiempo, etc.

  • Innova

Que algo siempre se haya hecho de una determinada forma no significa que esta sea la mejor. Sé crítico con tus tareas y con tu forma de hacer las cosas, prueba nuevas opciones, atrévete a cambiar, deja de hacer tareas que no sirven para nada y pregúntate porqué haces las cosas de determinada forma. Esto puede hacerte ganar mucho tiempo y perder tareas rutinarias que haces porque siempre se han hecho así pero que no aportan ningún beneficio ni resultado.

  • Ten claras tus prioridades

Como ya hemos adelantado, para conocer mis prioridades tengo que tener claros mis objetivos.

¿Sé cuáles son? ¿Sé qué cosas son las realmente importantes y que me aportan resultados reales en mi trabajo?

Debo pararme a pensar sobre ello porque deberé enfocar los mayores esfuerzos a esas tareas que realmente me aportan los resultados, las enfocadas con mi estrategia y objetivos, las verdaderamente prioritarias para mí o mi organización.

Este punto es crítico para saber qué tareas serán prioritarias e importantes y cuáles sólo urgentes.

A través de estos 10 sencillos puntos te hemos trasladado algunos elementos importantes a valorar si realmente quieres hacer una gestión adecuada del tiempo y ser productivo en tu vida laboral y también personal. Reflexionando y trabajando sobre ellos estamos seguros que conseguirás mejorar tu productividad, ¿preparad@?


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