Planificar las plantillas y que éstas tengan las dimensiones adecuadas es un apartado fundamental en la empresa puesto que puede ser la diferencia entre tener beneficios o pérdidas. De poco nos sirven plantillas insuficientes aunque también tendremos un problema de costes en plantillas sobredimensionadas. De este tema pudimos aprender con Jorge Couto en el Máster en Dirección y Gestión de Recursos Humanos, donde construimos un cuadro de mando para analizar todos los factores que afectan a la hora de construir nuestra estructura en la empresa.

Cuando planificamos plantillas seguimos unas fases que nos ayudarán a obtener los mejores resultados en un proceso tan delicado e importante:

Organización / Planificación

Tenemos que fijar unas bases de organización como, por ejemplo, marcar el responsable de este tema, información sobre la empresa, etc.

Análisis de la situación inicial

En este análisis dibujaremos el organigrama, elaboraremos una matriz de estructura, compararemos con otras empresas del sector… en definitiva, marcaremos el punto de inicio para fijar la estrategia y poder medir la evolución de la empresa en relación a su plantilla y los resultados de la misma.

Revisión de las necesidades de la plantilla

Una empresa no siempre va a tener las mismas necesidades porque se enfrenta a temporadas o características de la misma que  hagan que en un determinado momento se necesiten más o menos personas. Debemos revisar estas distintas necesidades y planificar nuestra plantilla de forma acorde a las mismas.

Estrategia (cubrir necesidades)

Según lo marcado en los apartados anteriores, nuestra estrategia deberá ajustarse a los datos reales que hemos analizado, siendo lo más eficiente posible. El análisis puede llevarnos a la conclusión de que necesitamos aumentar plantilla pero también a tener que reducir a nuestros equipos.

Evaluación / revisión / planificación

Siempre hay un nuevo inicio en el que seguimos midiendo para mejorar. Hemos de tener claros los costes de cada miembro del equipo y medir resultados de cómo nuestras acciones modifican dichos costes y otros ratios que son importantes a la hora de planificar nuestras plantillas.

Entre los ratios fundamentales que también deberemos medir y que pueden afectar a nuestra estrategia encontramos los siguientes:

Productividad

Rotación

Absentismo

Se trata, sin duda, de un aspecto complicado que debemos trabajar en la empresa puesto que es crítico para la obtención de los mejores resultados. Disponer de un cuadro de mando donde medir diferentes ratios y resultados nos ayudará a tomar decisiones al respecto de la forma más objetiva posible, siempre orientadas a mejorar los resultados de nuestra empresa.