Seguro que muchas veces tienes la sensación de no disponer de tiempo para todas las tareas que has de realizar. Es una sensación que nos suele invadir y nos hace pronunciar frases como “no tengo tiempo para eso”, “el tiempo pasa volando” o “llevo todo el día trabajando y no he hecho nada”.

¿Te sientes identificado con algunas de estas frases?

Si es así, tenemos una buena noticia, la productividad se puede trabajar y mejorar, así como la organización de tareas en equipos puesto que esta productividad final muchas veces no depende únicamente de ti sino que hay otros compañeros implicados.

Además de poderse trabajar con algunas técnicas que te ayudan a definir tus objetivos principales, así como a enfocarte en lo realmente importante, el mundo de la tecnología nos aporta aplicaciones y herramientas que nos podrán ayudar a gestionar de una forma más eficiente nuestro tiempo.

En el mercado hay muchas y variadas opciones, hoy hemos recopilado para ti 5 ejemplos de herramientas que esperamos que te resulten útiles. ¡Allá vamos!

 Todoist

Se trata a grandes rasgos de una herramienta que nos permite crear listas de tareas pendientes y realizadas, asignarles carpetas, fechas y prioridades. De esta forma tendremos claro en todo momento todo lo que hemos de realizar, la importancia que tiene de acuerdo a su prioridad (representada en colores) así como si interviene alguien más en el proceso, ya que podemos asignar las tareas a otras personas del equipo con las que estamos conectados a través de la herramienta.

La recomendación es apuntarlo todo, para luego analizarlo y programarlo en su día correspondiente. De esta forma no olvidaremos realizar nada importante y tendremos un control exhaustivo del estado de los proyectos si los compartimos con otras personas.

Con similar funcionamiento existen otras aplicaciones como Wunderlist o Remember the Milk.

Gantter

Esta herramienta nos resultará muy útil para comenzar y planificar proyectos. Normalmente los proyectos que llevamos a cabo suelen tener varias fases e hitos que vamos cumpliendo. Esta aplicación se basa en los Diagramas de Gantt y permite hacer una representación gráfica de dichas fases, lo que ayudará a los equipos implicados a conocer y respetar los plazos fijados.

Trello

Preparada para trabajar de forma simultánea varios miembros del equipo, es una herramienta muy útil para establecer proyectos y fases o tareas dentro de los mismos. Nos permite, además, de forma fácil, asignar dichas tareas a los diferentes miembros, saber en qué estado se encuentran, adjuntar notas o datos a dichas tareas, etc.

Es, sin duda, una estupenda opción para que la comunicación fluya en los equipos de trabajo y que estén coordinados en sus diferentes acciones, así como asignar las diferentes responsabilidades a cada uno de los participantes.

Pomodoro

Más que de una aplicación concreta se trata de una técnica creada por Francesco Cirillo a los finales de los 80. Para facilitar esta técnica se han elaborado varias aplicaciones, como la que hemos enlazado aquí. La técnica es tan básica como potente porque únicamente consiste en medir bloques de tiempo en los que nos vamos a enfocar sólo en una tarea cada vez. De esta forma, nos podemos concentrar en tareas realmente importantes, huyendo de la multitarea que, al contrario de lo que muchos piensan, es un gran enemigo de la productividad.

Las aplicaciones que se han desarrollado nos permiten medir el tiempo que vamos a dedicar únicamente a una tarea prefijada cada vez, que normalmente dura 25 minutos. Pasado ese tiempo introduciremos una pausa de 5 o 10 minutos para proceder a un nuevo bloque de “pomodoro”.

Herramientas Google

Google nos da muchas herramientas para facilitar nuestra organización y muchas de las anteriores nos permite asociarlas con nuestra cuenta de google a través, por ejemplo, de Chrome.

Herramientas que nos facilitan muchísimo el trabajo en google son, como destacadas, Google Calendar; el calendario que nos permite organizar eventos y compartirlo con otros para tener todos la planificación de los mismos o Google Drive; el trabajo colaborativo nos ahorrará, por supuesto, mucho tiempo y errores.

Todas estas herramientas disponen de aplicaciones para el Smartphone, por lo que podremos acceder a ellas desde cualquier lugar.

Sin duda, recursos interesantes que se ponen a nuestro servicio de forma sencilla pero que no servirán de mucha ayuda sino existe, sobre ellos, una planificación y objetivos definidos. Si no sabemos qué queremos conseguir, cualquier tarea nos parecerá importante, sin serlo.

Además, no debemos olvidar el principio de Pareto o la regla 80/20. Sólo el 20% de las acciones producen el 80% de los resultados.

Pero, ¿sabemos cuales son esas tareas del 20%?

Quizá con estas herramientas tendremos un poco más cerca el análisis de nuestro día a día y si realmente está enfocado hacia los objetivos.

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