Tener una buena plantilla en la empresa no garantiza los mejores resultados en productividad ni costes. La eficiencia se consigue teniendo la plantilla adecuada. Y a esta se llega a través una adecuada planificación. Pero ¿cuál es el concepto de planificación de recursos humanos?

Muchos autores han escrito sobre este tema, existiendo en la bibliografía un sinfín de definiciones diferentes conforme va evolucionando el mundo de los RR.HH. A continuación os acercamos algunas de ellas:

• Werther y David: “La planificación de RR.HH es una técnica para determinar de forma sistemática la provisión y demanda de empleados que una organización padecerá en un futuro más o menos próximo”.
• Carrel, Elbert y Hatfield: “A partir del desarrollo de previsiones de oferta y demanda de personal, los especialistas de recursos humanos pueden desarrollar programas de formación, incentivos para la desvinculación, planificar la gestión de la sucesión y otras técnicas que nos ayudan a esfuerzos futuros de reclutamiento”.
• Ben H. White: “La anticipación de la futura organización de la empresa, teniendo en cuenta los factores influyentes en el entorno para poder orientar las decisiones sobre el personal según esa evolución”.

Aunando todas estas definiciones, Jorge Javier Couto Vivas nos comenta que existen dos tipos de planificaciones: Operativa y Estratégica. Mediante la unión de ambas, y siguiendo las fases adecuadas obtendremos importantes beneficios para las empresas.

No podemos perder de vista, que la planificación de las necesidades de personal debe llevarse a cabo en todos los ámbitos de los recursos humanos: selección y reclutamiento, formación, promoción, planes de carrera y por supuesto costes de personal. Cada una de ellas tendrá unos periodos de planificación muy diferentes; por ejemplo, el corto plazo (entendido entre seis meses y un año) se centra en el análisis cuantitativo, el medio plazo (entre uno y tres años) profundiza en aspectos cualitativos como la cualificación y aptitud profesional y por último el largo plazo (más de tres años) tendrá en cuanta modificaciones de le entorno y cualquier otro elemento de difícil previsión.

¿Qué metodologías se pueden utilizar para el dimensionamiento de las plantillas?

1.Análisis Indirecto

Este método lo utilizan las grandes áreas organizativas (estructura, administración, etc.) mediante ratios de actividad claros y comparativa con otras organizaciones similares.

En un método adecuado para el diseño y dimensionamiento a alto nivel de organizaciones. Sin embargo, tiene el inconveniente de que a medida que se incrementa el nivel de detalle del área organizativa estudiada, los resultados se pueden desvirtuar por la diferencia de funciones realizadas por las áreas o por la inexistencia de indicadores adecuados.

2.Análisis Directo

En este caso se realiza un análisis de funciones y tareas de cada puesto de trabajo, determinando la carga de trabajo actual por puesto y tarea y estimando cuál será la situación a futuro, teniendo en cuenta las mejoras en eficiencia potenciales por cambios organizativos, mejoras de procesos, nuevos sistemas de información, etc.

Como ventaja fundamental podemos destacar que es apropiado para el diseño y dimensionamiento detallado de organizaciones. Por el contrario, al ser un método tan detallado, el principal inconveniente que nos encontramos con este método es una necesidad de esfuerzos y plazos superiores al que exige el análisis indirecto.

¿Qué indicadores podemos utilizar para calcular el ratio d eficiencia de nuestra planificación de plantillas?

Cada área de la empresa, y cada departamento, tendrá unas necesidades diferentes a la hora de medir y valorar la eficiencia de la plantilla que tiene asignada. Por ejemplo, en el Área de Finanzas se centrarán en medir ratios de riesgos, facturas, etc., mientras que en Compras prestarán más atención por ejemplo al número de pedidos de aprovisionamiento o al número de proveedores de la compañía, por otro lado, el Área de Recursos Humamos tomara como ratio el desarrollo de personal o el número de nóminas que realiza un trabajador.

Una vez obtenidos todos los ratios de cada departamento, estos se deberán analizar y ver si la plantilla que tiene la empresa es la que debe tener para ser lo más eficiente posible.

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