Mucho se ha hablado y se hablará de temas de productividad y gestión del tiempo porque es un tema que nos suele preocupar y en el que siempre queremos mejorar. Tenemos la sensación de falta de tiempo y resultados y, en este sentido, hoy queremos presentarte una aproximación a un método bastante extendido a la hora de gestionar mejor el tiempo de una forma más productiva.
El método tiene bases sencillas que presentaremos en este artículo, como aproximación a las partes más básicas del método, que encontrarás ampliamente explicado y tratado en internet, ya que es uno de los métodos más utilizado y extendido actualmente.
GTD se refiere a Getting Things Done, método de productividad desarrollado por David Allen aceptado mundialmente como una de las metodologías más eficientes de organización del tiempo.
Si buscamos la definición en la Wikipedia encontramos que el método GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, de forma que no sea necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.
De esta forma, sacando tareas y obligaciones de tu cabeza, conseguirás ser mucho más eficiente y, confiando en un método externo, podrás gestionar las tareas de otra forma y prever aspectos como prioridad o urgencia con anterioridad, así como tener en cuenta aspectos como tiempo disponible o cansancio a la hora de programar tareas en momentos determinados.
Pero, como todo, un método no funciona si no tienes un control. Tendrás que hacer un seguimiento y un esfuerzo para que funcione, teniendo en cuenta que deberás confiar totalmente en el método para tener la sensación de control y de ayuda que puede ofrecerte.
Los pasos principales y básicos que deberás seguir son los siguiente:
- Recopila
En este primer paso lo que haremos será sacar todo lo que tenemos en la cabeza que hemos de hacer y volcarlo en otro tipo de soporte. Para comenzar puedes hacerlo en papel aunque te recomendamos algunas herramientas que te ayudarán a gestionar tu productividad, de las que ya hablamos anteriormente en este blog.
Vacía todo lo que tienes pendiente, de todos los ámbitos de tu vida profesional y personal. Ayúdate para ello de una lista de proyectos que lleves para intentar no olvidarte de nada.
Toda esta información, sin procesar todavía, puede convertirse en una gran lista de pendientes, que procesaremos y organizaremos en las siguientes fases.
- Procesa
En esta fase has de procesar cada una de las tareas que has marcado en la fase de recopilación. Muchas veces son ideas o conjunto de tareas pero no es una tarea en sí mismo. Aquí te tocará analizar y desgranar esos apuntes que creaste de forma que los transformes realmente en tareas que puedas organizar en la siguiente fase.
Por ejemplo, imagina que has marcado que tienes que arreglar una chaqueta en la que se te ha descosido un botón. La tarea inmediata que tendrás que realizar será diferente si dispones del botón o no, si tienes hilo, etc. La tarea siguiente será la que pondrás para poder organizarla en la siguiente fase.
- Organiza
Toca incluir las tareas en diferentes etiquetas o carpetas que marcarán qué prioridad tienen o si es otra persona quien debe realizarlas.
Es el momento de poner fecha y programar las tareas que, necesariamente, tengan una fecha de consecución. Aquí empezamos a organizar por prioridades, urgencias, etc. Ten en cuenta organizar de forma realista porque deberías cumplir lo que marques en esta fase. No programes más cosas de las que podrás hacer realmente, porque el método podría dejar de funcionarte cuando dejes de creer en él y no sea realista.
Las carpetas más comunes son “acciones próximas”, “proyectos” (incluyen series de acciones), “algún día” (me gustaría pero no es prioritario ahora) o “en espera” (depende de otros realizar la acción).
Puedes crear también carpetas por diferentes clientes o lugares donde los realizas (oficina / casa / llamadas / recados…). Todo lo que te sirva para organizarte estará bien, pero recuerda no hacer muy complejo el método para poder gestionarlo fácil y productivamente.
- Revisa
No basta con que realicemos el proceso una vez, deberemos ser constantes e ir apuntando, procesando y organizando nuevas tareas conforme vayan surgiendo, para que todo funcione. También deberemos revisar las tareas que ya hemos creado y marcado en diferentes carpetas, puede que alguna, llegado el momento, cambie de carpeta y de prioridad.
Deberás reservar un tiempo cada día y cada semana para hacer un seguimiento.
- Actúa
Al final todo será efectivo si te sirve para actuar. Si al final dedicas más tiempo a organizar el método que a realizar las acciones no lo estarás utilizando bien. Recuerda que ha de servirte para organizarte mejor, ser más productivo y realizar las actividades en tiempo y forma.
Actúa. Planifica y haz. Sólo así obtendrás verdaderamente resultados.
Ten en cuenta que alrededor de este método se han creado muchas herramientas que te ayudarán a gestionar las tareas y mejorarán tu productividad, facilitándote estas fases que hemos comentado. Comienza a controlar tus tareas y tomar las riendas de tu productividad. Esto es sólo una primera aproximación al método pero encontrarás muchos más consejos y datos en internet. Te animamos a ponerlo en práctica y comenzar a mejorar tu productividad. Seguro que es uno de los propósitos que te has marcado para el próximo año y, con el método adecuado, por fin lo conseguirás.
¡¡¡A por ello!!!
Esta noticia ha sido escrita por Laura Mateo Catalán: Psicóloga, Formadora y Coordinadora de Experiencia de Alumn@ en el Máster en Dirección y Gestión de Empresas de la Universidad de Alicante.
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Un comentario en “Los 5 pasos del Método GTD para ser más productivo en el nuevo año | Programas de Máster y Experto de la Universidad de Alicante | El Club de las Buenas Decisiones”