La comunicación interna en las organizaciones es la comunicación que se dirige principalmente al trabajador aunque existen diferentes tipos de comunicación dentro de las empresas. Dicha comunicación interna, que suele valorarse negativamente en un gran número de organizaciones nace por la necesidad de motivar al equipo y obtener mejores resultados, reducir los rumores y aumentar la confianza o conseguir que el empleado se implique en la toma de decisiones. Es un apartado fundamental que nos tenemos que esforzar por mejorar, no se trata de un “lujo” de las grandes empresas sino que todas las organizaciones deben trabajar este aspecto puesto que una correcta comunicación interna influye directamente en resultados y en satisfacción en las organizaciones.
Para mejorar la comunicación podemos elaborar un plan estratégico de comunicación interna que nos ayudará a fomentar la vinculación entre los “órganos de decisión” y los distintos grupos de trabajo. Dicho plan, cuyos apartados definiremos a continuación, busca el compromiso de todos para la mejora de este fundamental aspecto.
El plan de comunicación interna deberá estar alineado con el plan estratégico de la empresa. Este plan se realiza en las siguientes 6 fases:
Documentación.
En esta primera fase recopilaremos toda la documentación necesaria para definir nuestros objetivos y conocer el punto de partida en el que nos encontramos en la organización. Algunos de los documentos que podemos consultar serían el informe de evaluación de desempeño de los colaboradores, el estudio de clima interno o el plan estratégico de la empresa, entre otros.
Análisis y reflexión.
A través de toda la documentación recopilada estableceremos un análisis del estado actual de la empresa en cuanto a comunicación interna, conociendo y analizando la realidad antes de establecer los objetivos de mejora.
Formulación de objetivos.
En este tercer apartado marcaremos qué queremos conseguir en cuanto a comunicación interna en la organización. Necesitamos formular con precisión qué queremos conseguir con este plan a través de la formulación de objetivos que cumplan los criterios SMART.
Planteamiento estratégico.
En este apartado nos lanzaremos a la acción. Poco conseguiremos si nos quedamos solo en los objetivos.
Marcaremos acciones, responsables, calendarios, tiempos…
Proceso de comunicación.
Las acciones habrán de comunicarse a todos los miembros de la organización y lograr que éstos se impliquen con las acciones. Se marcarán responsables y colaboradores que serán las piezas clave en la implantación de las acciones del plan de comunicación y que permitirán que se llegue a los mejores resultados.
Seguimiento y mejora continua.
El proceso no acaba con la acción. Deberemos medir de forma continua de forma que siempre nos enfoquemos a mejorar resultados. Este plan está vivo, siempre en constante revisión.
Previamente a la acción deberán incluirse en el plan de comunicación las KPI (indicadores) que se medirán en el mismo.
Sin duda un proceso que puede ser complejo y que, una vez lo iniciemos, siempre tendrá que estar en constante mejora. Pero es un aspecto fundamental en la empresa que nos permitirá obtener mejores resultados y mejor clima laboral entre nuestros trabajadores. Es crítico trabajar la comunicación interna en nuestra organización, sobre todo cuando es un aspecto fundamental y tan mal valorado en un gran número de organizaciones. Desde aquí os proponemos esta estructura de plan de comunicación y os animamos ha hacer de este proceso un aspecto estratégico en vuestras organizaciones.
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Buenos días:
La comunicación siempre debe ser de doble vía, es decir emisor (estrategia) y receptor (retro alimentación), también debe ser de tipo jerárquico.
Saludos,
Jaime