En el mundo profesional nos enfrentamos a reuniones de forma muy frecuente y, muchas veces, lejos de ser momentos de productividad y avance en nuestras organizaciones, estas reuniones de equipo se convierten en devoradoras de tiempo. Si queremos realmente que estas reuniones sean productivas y nos permitan avanzar (mucho más allá de simplemente reunirnos), deberemos tener en cuenta unas pautas sencillas pero eficientes a la hora de plantear dichas reuniones.

Si sigues estas recomendaciones seguro que multiplicas exponencialmente la productividad de tus reuniones. Te invitamos a leer el artículo con visión crítica y preguntándote si, efectivamente, ya pones en marcha estas recomendaciones o si, por el contrario, tienes que mejorar en alguna o en muchas de ellas.

¿Preparad@?

Allá vamos….

• Convocar adecuadamente y enviar información previa

Muchas veces vamos a reuniones a las que se nos convoca a última hora y en las que ni siquiera sabemos qué temas se van a tratar o qué vamos a poder aportar.

Al contrario, nuestra recomendación es convocar adecuadamente a todos los asistentes a la reunión prevista, siempre con antelación suficiente y adjuntando, además, datos sobre qué temas se tocarán en la reunión o porqué es importante la asistencia de cada uno de los convocados.

La información a transmitir desde el primer momento va desde lo más práctico (horario, lugar, asistentes…) hasta lo más detallado posible en cuanto a las temáticas a tratar y qué se espera que aporte yo a la reunión. Teniendo información y objetivos claros, podré definir qué es necesario que conozca y prepararme para ello.

• Llevar los “deberes” hechos

Ligado con el punto anterior, si sé qué temas se tratarán y se me explica de forma específica qué aportaré yo a la reunión, podré prepararme para la misma, conociendo toda la documentación que sea necesario de forma previa.

Todo el trabajo que pueda adelantar a la hora de conocer la temática o documentos relacionados, será tiempo que ahorraré en la reunión. Para ello, debo conocer qué se tratará y que ésta esté bien organizada, habiendo enviado documentos relacionados que hemos de conocer de forma previa.

Debemos ser exigentes con este tema. Si se han enviado documentos para ver de forma previa a la reunión el compromiso de los asistentes ha de ser firme y deben venir preparados a la misma. No podremos aceptar que nadie haya visto los documentos, sino que deberemos “entrenar” a los participantes a comprometerse con la productividad en la reunión. Poco avanzaremos si no lo hacemos así.

• Tener un orden del día y horario marcados (y cumplirlos)

En relación a lo anterior, deberemos conocer el orden del día y el horario máximo de nuestra reunión. Y no sólo es importante conocerlo sino comprometerse con el mismo y cumplirlo.

Algo que suele ocurrir bastante a menudo en las empresas es que las reuniones se alargan muchísimo por lo que dejan de ser productivas. Si conocemos bien qué vamos a tratar y nos comprometemos con un horario, conseguiremos “ir al grano” y ser mucho más eficientes en la gestión del tiempo de nuestras reuniones.

• Establecer los objetivos de la reunión

No sólo conoceremos los temas a tratar, nuestro tiempo máximo, etc. sino que hay un tema especialmente relevante que nos ayudará a lograr la productividad deseada en nuestras reuniones, conocer los objetivos reales que nos llevan a celebrar dicha reunión.

¿Qué queremos conseguir con esta reunión? ¿Cuándo queremos conseguirlo?

Si no tenemos objetivos será muy fácil que nos desviemos del tema y desperdiciemos nuestro tiempo. Si de verdad queremos reuniones productivas, hemos de enfocarlas a determinados objetivos y, si nos desviamos de los mismos, volver a dirigir la reunión a lo realmente importante.

Si durante el transcurso de la reunión surgen objetivos también importantes que no habíamos previsto, los apuntaremos y abordaremos en futuras reuniones, a no ser que dispongamos de tiempo sobrante en la reunión actual.

Es importante no desviarnos de los objetivos realmente relevantes si queremos ser productivos. Para ello, por supuesto, primero tendremos que conocerlos y transmitirlos al resto de asistentes.

• Controlar las interrupciones

Muchas veces las reuniones no son  productivas porque están llenas de interrupciones. Llamadas de teléfono, personas que acceden tarde o para comunicar algo a los asistentes, desvíos del tema principal…

Es algo serio y debemos comprometernos con la reunión, no debería haber nada más importante que lo que está sucediendo aquí y ahora. Durante la misma no deberían aceptarse llamadas de teléfono u otro tipo de interrupciones. Está muy bien tomar un café con los compañeros durante la reunión pero planifícalo, ten en cuenta este tiempo y no permitas que le «robe» su momento a los otros objetivos.

• Usar la tecnología

Disponemos actualmente de un gran número de herramientas que pueden facilitarnos las reuniones, es importante conocerlas y hacer un uso adecuado de ellas.

Desde poder realizar reuniones a distancia y de esta forma ahorrarnos tiempo y costes en desplazamientos (a través de Skype, por ejemplo), hasta enviar la convocatoria gracias a Google Calendar o establecer tareas (como veremos a continuación) con herramientas como Todoist o Wunderlist.

• Asignar tareas y fechas a los asistentes

Los acuerdos que se tomen en la reunión han de verse convertidos en tareas directas y sencillas para los participantes.

En muchas ocasiones en las reuniones hablamos de que haremos esto o lo otro, pero dichas intenciones no se quedan en nada más que en eso, en intenciones que se lleva el viento. Si de verdad queremos que las reuniones sean efectivas y sirvan para algo, debemos comprometernos con lo que hay que realizar, ser realistas y claros, y establecer las tareas reales que saldrán de la reunión que hemos mantenido.

Para esto nos servirá que exista una persona encargada de tomar notas y resuma, como veremos a continuación, lo visto en la reunión. Pero no bastará con un resumen o acta normal sino que podemos utilizar mecanismos de registro de tareas a través de un simple documento donde marcaremos qué tarea hay que realizar, quién será el encargad@ de la misma y, muy importante, en qué fecha debe estar realizada dicha tarea. Esto sólo funcionará si hacemos seguimiento y nos comprometemos con las tareas, realizándolas en tiempo y forma, pero eso lo veremos más adelante.

• Realizar un resumen

Como ya hemos adelantado, uno de los asistentes tendrá la tarea de resumir lo tratado en la reunión y de enviarlo al resto de personas. Además de una especie de “acta” de lo tratado donde se incluya qué personas han asistido, cómo y dónde se ha realizado, los objetivos a tratar y conclusiones obtenidas, se deberá incluir el tema de las tareas que han salido de la reunión, quién la realizará y con qué tiempo máximo.

• Hacer un seguimiento

Si hacemos el resumen y establecemos tareas pero no se hace un seguimiento del cumplimiento de las mismas, de poco servirá todo lo anterior.

Todos los asistentes de la reunión deben comprometerse con la consecución de sus tareas y, si no las ven realistas o no creen en ellas, deberán comentarlo en la reunión. Una vez establecidas deberán cumplirse.

• Reflexionar y mejorar

Todo este proceso está sujeto a mejoras que nos ayudarán a optimizarlo poco a poco. Encontraremos dificultades como, por ejemplo, no establecer horarios realistas de reuniones, ser demasiado optimistas en cuanto a las tareas, encontrar interrupciones que no podemos evitar…

Es fundamental que vayamos teniendo en cuenta todo esto para mejorar nuestros procesos y lograr nuestro objetivo, unas reuniones realmente eficientes y productivas.

¿Cuántas de estas recomendaciones introduces ya en tu día a día? ¿Tienes que mejorar en alguna de ellas?

Si tienes en cuenta todas estas recomendaciones y las vas introduciendo en tu empresa y en tus reuniones, estamos seguros de que tu productividad en este sentido se verá ampliamente mejorada.

¿Te atreves a probarlo?

Esta noticia ha sido escrita por Laura Mateo Catalán: Psicóloga, Formadora y Coordinadora de Experiencia de Alumn@ en el Máster en Dirección y Gestión de Empresas de la Universidad de Alicante.

Si te ha gustado este artículo y quieres enfrentarte a nuevos retos, conocimientos y experiencias no te lo pienses más y contacta con nosotros. Entrarás a formar parte de un exclusivo club, Club de las Buenas Decisiones (#CBD), de la Universidad de Alicante, donde te ayudaremos en tu carrera profesional, profundizando en áreas de Dirección y Gestión de Empresas, Desarrollo de Directivos, Control de Gestión o Dirección de Recursos Humanos gracias a nuestros Másteres y Programas de Experto: Máster en Dirección y Gestión de Empresas, Máster en Dirección y Gestión de Recursos Humanos, Programas Executive, y Programa Superior en Control de Gestión.

Photo by Ben White on Unsplash