Hoy en día se habla mucho de tener a los mejores trabajadores en la empresa, pero ¿quiénes son los mejores?, ¿el mejor trabajador de una empresa o sector podría serlo también en otra? La respuesta a esta pregunta es un rotundo no. El mejor trabajador en cada ocasión, según expertos de Recursos Humanos, es aquella persona que se adapta perfectamente al puesto de trabajo para el que ha sido contratado. Por eso, una de las funciones del departamento de Recursos Humanos es analizar y definir correctamente los puestos de trabajo. Ahora bien, ¿Qué es el análisis y la descripción de puestos?

El ADPT es una herramienta que permite analizar de forma clara y sencilla toda la información relativa al puesto de trabajo: funciones, tareas, responsabilidades, obligaciones y la finalidad del mismo. Requiere una permanente actualización, de lo contrario la información se quedará obsoleta y no nos inspirará confianza.

Permite a la empresa tener una visión concreta de las tareas necesarias para llevar a cabo sus servicios de la manera más óptima. Por ello, todo Directivo debería promover, desarrollar e implantar un sistema adecuado de análisis de puestos, y concienciar al resto de la organización de la importancia y utilidad de dicho sistema.

¿En qué situaciones se recomienda realizar un análisis de puestos?

• Cuando se funda la empresa.
• Cuando se crea un nuevo puesto.
• Cuando se modifican de manera significativa los puestos como consecuencia de cambios de procedimientos o incorporación de nuevas tecnologías.
• Cuando se va a actualizar el sistema de retribución.
• Cuando hay un cambio organizativo a nivel de organigrama.

¿Cuáles son las aplicaciones de un análisis de puestos?

• Reclutamiento
• Selección, captación y retención del talento
• Formación
• Estructura y diseño organizacional
• Manual de operaciones y procedimientos
• Planificación de carreras y promociones
• Evaluación del desempeño
• Retribución
• Prevención de Riesgos Laborales

¿Cuáles son las fases del proceso de análisis y descripción de puestos de trabajo?

1. Recopilación de la información. Durante esta fase hay una serie de pasos que se deben seguir para comenzar de manera adecuada y que inicialmente no se realice trabajo en balde:

• Apoyo e involucración de la Dirección de la empresa
• Obtener el organigrama de la empresa.
• Hacer un inventario de puestos de trabajo.
• Preparar el cuestionario para la recogida de la información.
• Elegir el método de análisis que queremos utilizar para la recogida de la información: cuestionario del puesto, la entrevista, la observación, diario de trabajo, grabaciones, método mixto
• Pasar a la acción. Recoger la información.
• Decidir quién va a recoger la información.
• Elaborar un Plan de Comunicación.
• Repasar la información con el titular del puesto y verificarla con el inmediato superior.

2. Descripción inicial. Es el momento de trasladar la información recopilada de una manera ordenada a la ficha de “Descripción de Puesto inicial” para que quede presentable, puede decir que es la foto actual del puesto de trabajo. Existen muchos modelos de fichas de Descripción de Puestos, para cada empresa habrá que diseñar el que mejor se adapte a sus necesidades.

3. Análisis. Llegados a este punto, tenemos que analizar la ficha de Descripción del Puesto. Este análisis nos tiene que servir para responder, por ejemplo, a las siguientes cuestiones:

• La posición que ocupa el puesto a nivel organizativo (organigrama) ¿es la adecuada?
• Las funciones y tareas del puesto ¿aportan valor a la empresa?
• ¿Se pueden delegar?
• ¿Se pueden informatizar?
• Respecto al método de trabajo ¿Se puede mejorar?
• ¿Existen funciones o tareas que no se corresponden con el puesto?
• ¿Existen funciones o tareas propias del puesto que no se están realizando?
• Esta batería de preguntas no es cerrada, cada empresa debe elaborar la suya en función de sus objetivos.

4. Plan de acción. De nada sirve analizar la información recogida si de ella no se desprende un plan de acción, encaminado a corregir y mejorar aquéllas cuestiones que han sido evidenciadas en el análisis.

5. Verificación. Una vez que el plan de acción está finalizado, es conveniente verificar mediante el método de la entrevista y si fuese necesario la observación que todos los hitos del plan están implantados de forma correcta.

6. Descripción del puesto. Por último, cuando ya tenemos la información analizada y depurada con el plan de acción, es el momento de hacer la foto final, es el momento de presentar la información relativa al puesto de trabajo y esto lo hacemos trasladando todos los datos a una ficha que diseñamos a tal efecto y que la llamamos Descripción de Puesto. Existen muchos modelos y cada uno debe adaptar el que mejor cumpla con sus necesidades, yo os dejo varios para que os ayuden a realizar el vuestro.

Si comparamos la foto inicial, tal y como estaba el puesto y la  foto final, podremos observar los cambios y mejoras incorporados, la adecuación de los tiempos, la asignación de nuevas tareas, la supresión de otras, etc. y todo esto es lo que  además de mostrar por escrito la misión y funciones del puesto aporta valor al trabajo bien realizado por parte del analista.

Como conclusión, os dejamos las palabras de José Manuel Llobregat, que ha impartido este contenido: “lo difícil no es elaborar un manual de descripción de puestos de trabajo, lo verdaderamente difícil mantenerlo vivo”.

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