El protocolo familiar es un contenido complejo en la empresa por lo que es imprescindible, en este tema, realizarlo con el asesoramiento de profesionales. No debe tratarse nunca de un documento estandarizado ya que esto reduciría la utilidad del mismo, relegando su contenido a un cajón y sin ningún tipo de aplicación, sino que debe construirse un “traje a medida” de las necesidades y características de cada organización.

La empresa familiar tiene de peculiar que la propiedad y gestión están en manos de un grupo familiar. Se entrelazan dos sistemas, la familia y la empresa. Nuestro entorno está lleno de ejemplos de empresas familiares con alto grado de profesionalización y crecimiento.

Sin embargo, la legislación hace poco para garantizar la permanencia de la empresa familiar. Existen pocas herramientas jurídicas para garantizar la permanencia de empresa familiar, siendo estas medidas aisladas.

A la hora de definir la empresa familiar no encontramos un concepto jurídico. Algunas definiciones incluyen a la familia como titular del capital social y otras incluyen la influencia de la familia en la gestión de la empresa.

Caracteres que definirían la empresa familiar serían:

• Es una empresa que realiza actividad económica relacionada con bienes o servicios
• Una persona o personas parientes entre sí controlan el capital social
• La familia está involucrada en la gestión

La vocación de continuidad es un rasgo característico de la empresa familiar, así como de cualquier otro tipo de empresa.

Durante la clase de Marta Máñez de Cuatrecasas en el Máster de Dirección y Gestión de Empresas de la Universidad de Alicante, definimos estos aspectos así como reflexionamos sobre la complejidad de conjugar los intereses cuando intervienen los tres sistemas: familia, empresa y propiedad.

A fin de organizar y simplificar estos procesos aparece el documento del protocolo familiar que es un documento que firman los propietarios o futuros propietarios de una sociedad donde se dejan por escrito acuerdos para regular determinados aspectos económicos y de funcionamiento interno de la empresa.

Un protocolo es, por tanto, un contrato que firman los socios al margen de la junta de socios y el consejo de administración. Sólo vincula a las partes que lo firman y cualquier modificación se debe hacer con el consenso de los firmantes. Es un contrato vinculante únicamente entre las partes que lo firman, aunque se debería de informar al órgano de administración de la existencia de este protocolo entre los socios.

Es un contrato atípico que da seguridad jurídica. Siempre, como ya adelantábamos la principio, deberá construirse a medida de las necesidades de la empresa y, además, ha de ser un documento vivo y flexible, que podrá ser modificado con cierta agilidad, solo así será realmente útil.

En el protocolo familiar se reflejan los valores de la empresa y hemos de regular como se transmitirá esto a las nuevas generaciones.

Una vez definido el protocolo familiar, su necesidad en la empresa y sus características básicas, enumeramos 10 consideraciones que nos ayudarán a que éste sea un buen y útil protocolo:

• Lo importante no es el producto final (documento) sino el proceso que seguimos para llegar a ello. El proceso hace que se fomente la comunicación entre los socios, que se escuchen y que estén preparados para afrontar diferentes situaciones que podrán producirse en la organización.
• No podemos elaborar un protocolo pensando únicamente en las generaciones futuras sino que tenemos que pensar también en las actuales.
• El protocolo no sólo regulará aspectos patrimoniales sino que los personales pueden ser incluso más importantes.
• Para que sea realmente útil tiene que haber acuerdo de voluntades alrededor de un proyecto común
• No podemos tener como punto de partida que nunca nos va a pasar nada de esto. Hay que incluir todas las herramientas que se nos ocurran para mitigar posibles incidentes que puedan surgir. Es difícil pensar que te enfades con tu hermano o tu padre, pero la experiencia dice que estas cosas, desafortunadamente, suceden.
• Es un error arrancar el protocolo cuando ocurre el problema, hay que hacerlo previamente. Para ello debemos evitar lo que comentábamos sobre que pensamos que son cosas que nunca ocurrirán.
• Hay que tener paciencia durante el proceso (que puede ser largo) y dejar que la gente madure sus decisiones.
• El no cumplimiento del pacto tiene que tener consecuencias graves que habrán de fijarse.
• El protocolo familiar necesita ser completado con otros documentos jurídicos para que tenga eficacia jurídica plena.
• El protocolo debe ser un documento vivo y adaptable para cubrir las necesidades reales en cada momento de la organización y ser realmente útil.

El protocolo familiar no asegura el éxito pero, contribuye a crear la estructura necesaria para conseguirlo, favoreciendo el diálogo evitando la desmembración de la empresa familiar. Aún así, como pudimos ver con Marta Máñez en la sesión, sólo un 8,7% de las empresas familiares cuenta con un protocolo familiar, por lo que nos queda mucho camino que recorrer en este sentido.