¿Cómo mejorar la comunicación y la conexión en equipos a distancia? | Programas de Máster y Experto de la Universidad de Alicante | El Club de las Buenas Decisiones - Formación para Empresarios, Managers y Directivos
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¿Cómo mejorar la comunicación y la conexión en equipos a distancia? | Programas de Máster y Experto de la Universidad de Alicante | El Club de las Buenas Decisiones

Trabajando juntos en la oficina puede haber problemas de comunicación. En un equipo a distancia el potencial de problemas de comunicación es mucho mayor.

Como todos somos distintos y tenemos diferentes preferencias a la hora de comunicar (unos prefieren el teléfono, otros el e-mail y otros la mensajería instantánea), cuando trabajemos en un equipo a distancia es muy importante llegar a un acuerdo sobre cómo vamos a trabajar juntos como equipo: ¿Qué esperamos unos de otros?, ¿vamos a usar mensajería instantánea?, o ¿correos electrónicos?, ¿vamos a coger el teléfono?, etc.

MEJORAR LA COMUNICACIÓN

Cada equipo va a tener su propio estilo y personalidad, y cada uno debe decidir por sí mismo cómo va a trabajar y qué tipo de comunicación prefiere y qué es mejor para ellos.

El proceso de llegar a un acuerdo de equipos es muy sencillo. Lo dividimos en tres categorías:

  • La información que debemos compartir.

En primer lugar, debemos saber qué tipo de información necesitamos compartir. Por ejemplo, ¿debemos acceder a bases de datos?, ¿hay archivos que debemos compartir: un calendario, una planificación, etc.?

  • El tipo de comunicación que preferimos.

En segundo lugar, debemos sentarnos a debatir qué tipo de comunicación vamos a utilizar: ¿mensajería instantánea?, ¿e-mail?, ¿teléfono?

También debemos platearnos cuestiones del tipo ¿debemos elaborar un programa para trabajar todos al mismo tiempo? Hay equipos trabajan juntos en momentos diferentes, mientras que otros necesitan estar juntos al mismo tiempo.

  • Cómo vamos a colaborar.

La última, pero no por ello la menos importante, categoría es la colaboración. ¿Cómo vamos a trabajar juntos?, ¿Cómo sabemos lo que hace cada uno?

Hay muchos problemas de comunicación trabajando juntos, sobre todo a distancia. Pero si establecemos estos acuerdos básicos, podemos evitar ciertos errores y problemas de comunicación básicos que pueden llevarnos a fracasar como equipo.

CREAR CONEXIÓN

Para crear la sensación de conexión, es esencial programar un tiempo informal, no estructurado.

Trabajando a distancia, es importante simular una “oficina en línea”. Es decir, expresar el lado humano como cuando estamos juntos en una oficina. Por ejemplo, cuando vemos a un compañero cansado o con mala cara le preguntamos qué le pasa, si se encuentra bien, etc.

Sin embargo, cuando trabajamos a distancia perdemos este contexto. No nos cruzamos por los pasillos, en la máquina del café, en el comedor… Así que debemos reservar un tiempo para las conversaciones informales. Una buena opción para ello es conectarnos diez minutos ante de las reuniones que tengamos programadas y charlar de manear informal sobre lo que hicimos el día anterior o desde una última conexión, si nos ha pasado algo interesante o divertido que queramos contar a nuestros compañeros/as, preguntar por la familia, etc. De este modo cuando llegue la hora de la reunión estaremos listos para abordar rápidamente los temas agendados.

Debemos recordar, y más en los tiempos que corren, que hay que reservar un tiempo para que el equipo pase un tiempo charlando. Otra manera de crear conexión en el equipo es programar una comida virtual juntos con una única regla: prohibido hablar de trabajo. Debe ser un tiempo para estar juntos y charlar de la vida de cada uno.

Este tipo de iniciativas, y cualesquiera otras que se os puedan ocurrir, crea fuertes vínculos a distancia porque permiten reunirse de manera informal y conocerse.


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Fotos de Daria Shevtsova, Andrea Piacquadio y Matilda Wormwood en Pexels

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