La gestión productiva del tiempo es algo que suele preocuparnos y a lo que, en mayor o menor medida, hemos dedicado esfuerzos o preocupaciones en algunos momentos.
La relación que tenemos con el tiempo es individual y hace que, en base a determinadas ideas y experiencias, tengamos diferentes sensaciones sobre si somos nosotros quienes “dominamos” al tiempo o si, por el contrario, nos sentimos muchas veces “llevados” por la velocidad de este bien tan valioso y tan escaso.
Pero, ¿de verdad es escaso?
Todos disponemos del mismo tiempo diario, es algo equitativo y también valioso, atípico, inelástico, indispensable e insustituible. El tiempo como tal no se puede gestionar, pero sí que podemos ordenar el flujo de acontecimientos, actividades o sucesos. Para ello hemos de comprometernos, tomando esa decisión conscientemente y teniendo claro el fin que perseguimos con esta acción.
Cada persona vive su relación con el tiempo de forma distinta.
Hay personas que tienen la sensación de ir siempre corriendo y que no tienen suficiente tiempo para realizar todo lo que se han propuesto hacer, otros piensan que el tiempo va demasiado deprisa y se nos escapa sin finalizar lo realmente importante, también los hay que basan sus tareas en listados de cosas por hacer y, en cambio, otros son capaces de ser productivos y saber enfocarse en las tareas más importantes, gestionando las interrupciones y los malversadores de tiempo.
Precisamente de estos malversadores o ladrones de tiempo queríamos hablar en este artículo.
Existen diferentes ladrones que pueden hacer que no usemos nuestro tiempo de la forma más productiva, que este “se nos escape de las manos”, creando esa sensación de estrés y de frustración por no haber gestionado mejor nuestros acontecimientos y acciones.
Lo importante y que os proponemos en este artículo es que pienses y conozcas cuáles son los ladrones más comunes en general y que los puedas aplicar a tu caso particular, puesto que cada uno de nosotros estamos expuestos a diferentes motivos y acciones que hacen que ese tiempo no se aproveche o no nos ofrezca los resultados que habíamos planteado.
Algunos de los ladrones o malversadores de tiempo más comunes sobre los que te invitamos a reflexionar son los siguientes:
Es un ladrón importantísimo y que tenemos presente mucho más de lo que pensamos. Muchas veces aparece de una forma más inconsciente de manera que nos vemos postponiendo cosas porque no nos vemos preparados para afrontarlas, tenemos miedo a fracasar o, incluso, a triunfar.
Podemos tener miedo a tener que afrontar cambios o a no hacer bien una tarea.
La cuestión es que, en este caso, hablamos de un miedo que paraliza y nos hace perder tiempo para no afrontar lo que tenemos miedo de realizar.
Si no sabemos hacía dónde nos dirigimos cualquier camino es válido.
Si no tenemos objetivos, planes, estrategias, andaremos sin camino y llegaremos a ninguna parte.
Sin estrategia no sabemos cuáles son las tareas más importantes en las que habré de centrar los principales esfuerzos y acabaremos “gastando” mucho tiempo en tareas secundarias o para nada relevantes.
Es uno de los ladrones principales para muchas personas que acaban asumiendo tareas que no les corresponden y que hacen que desplacen otras más importantes. Ocurre por el miedo o la dificultad a decir que no a tiempo, asumiendo más de lo que podremos afrontar.
Podremos combatir a este ladrón de tiempo aprendiendo y ejercitando nuestra asertividad.
Nuestro día a día está lleno de interrupciones. Desde visitas inesperadas, que trataremos en el siguiente punto, hasta llamadas, compañeros o, incluso, jefes, que nos interrumpen y hacen que perdamos el ritmo de nuestro trabajo.
Saber gestionar de la forma correcta estas interrupciones nos ayudará a ser más productivos y eficaces con nuestro tiempo.
Es una de las interrupciones que comentábamos en el punto anterior.
A la hora de planificar tiempos hemos de tener en cuenta estos posibles imprevistos para poder afrontarlos de la mejor forma y que no den al traste con nuestra productividad. Sin embargo, si es algo muy común, deberemos abordarlo para solucionarlo o reducirlo.
¿Cómo podemos hacerlo? Estableciendo un horario fijo de visitas que sea conocido y comunicado, por ejemplo. Además, debemos enseñar a los demás a cumplirlo, salvo contadas excepciones porque sea un cliente muy importante o un tema decisivo.
Internet es una herramienta que usamos día a día en la vida y en el trabajo. De todos son conocidas las ventajas que esta herramienta nos aporta, poniendo muy difícil trabajar o hacer cada vez más tareas sin ella.
Sin embargo, hemos de abordar también la parte de “amenaza” que nos puede aportar, sobre todo como ladrón de tiempo y por su facilidad de “distraernos” de lo realmente importante.
Muchas veces nos hemos sentido algo confundidos y atrapados cuando nos damos cuenta que hemos entrado a internet o redes sociales a ver algo y hemos acabado haciendo otras muchas cosas, navegando mucho más y “perdiendo el tiempo” en algo que no es importante y que no nos aporta muchos beneficios respecto a nuestros objetivos.
Estos medios tienen una gran capacidad de atracción y potencial adictivo, como todos hemos vivido y sentido alguna vez.
En relación con lo anterior tenemos que hablar del uso del móvil como ladrón de tiempo.
Los Smartphones dejaron de ser meros teléfonos para convertirse en dispositivos con los que podemos acceder a todo tipo de información. Es un multidispositivo que te permite hacer casi todo, con ese mismo terminal.
Esto tiene ventajas e inconvenientes. Uno de los principales inconvenientes es el tiempo que gastamos, muchas veces sin ser conscientes de ello, en mensajería, redes sociales, navegar, juegos u otras aplicaciones que tenemos instaladas.
Una recomendación para saber el tiempo que “perdemos” con este dispositivo y analizar el uso de las aplicaciones, es instalar una app que nos permita medirlo (aunque cada vez más viene por defecto con los móviles) y que podamos analizar realmente en qué invertimos nuestro tiempo. Os recomendamos la app Quality Time para poder medirlo y conocer la realidad. De esta forma podréis conocer el uso y mantener el control sobre el mismo.
Lo urgente desplaza a lo importante. Si es algo puntual puede ser normal pero habremos de juzgar si vivimos siempre en lo urgente y no tenemos tiempo para hacer correctamente lo verdaderamente importante, para hacer lo más estratégico.
Procrastinar es dejar para después algunas tareas. Al final acabarán convirtiéndose en algo realmente urgente o en un problema grave que tendremos que afrontar. Mejor hacerlo antes de que esto ocurra.
Una recomendación muy sencilla relacionada con este tema es realizar, en los momentos de más concentración o a primera hora del día, cuando tenemos más energía, esa tarea que más nos cueste o menos nos agrade hacer, siempre que esta sea importante. De esta forma, aunque se complique el resto del día, habremos hecho lo que debíamos en el tiempo oportuno y a partir de ahí el día fluirá mucho mejor y de forma más productiva.
Esperamos que estas letras te ayuden a identificar estos ladrones ya que, para combatirlos, es importante identificar cuáles son nuestros verdaderos malversadores del tiempo
La mayor parte de las veces creemos que son los típicos. Debemos darnos cuenta de que hay más y que permanecen ocultos. Analizarlos y conocerlos nos permitirá ponerles solución.
Deberemos asumir que son una parte de nuestro trabajo y que quizá no podremos eliminarlos del todo, pero si reducirlos y manejarlos mejor.
Una vez vista esta información te invitamos a seguir reflexionando sobre ello y a conocer mejor a tus ladrones, planteándote cómo puedes hacerles frente para ganar la batalla de la productividad.
Estas ideas e informaciones han sido extraídas de la interesante clase de Vicente Sabater en el módulo de Habilidades Directivas del Máster en Dirección y Gestión de Empresas de la Universidad de Alicante.
Puedes ver el álbum de fotos completo de la sesión aquí.
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