El protocolo familiar y su aportación a la empresa familiar | Marta Máñez | Cuatrecasas | Máster en Dirección y Gestión de Empresas | Universidad de Alicante | MDE - Formación para Empresarios, Managers y Directivos
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El protocolo familiar y su aportación a la empresa familiar | Marta Máñez | Cuatrecasas | Máster en Dirección y Gestión de Empresas | Universidad de Alicante | MDE
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En la sesión de Empresa familiar que pudimos llevar a cabo, en el marco de las sesiones del Máster en Dirección y Gestión de Empresas de la Universidad de Alicante en las instalaciones de Suavinex, contamos con la sesión sobre protocolo familiar conducida por Marta Máñez de Cuatrecasas.

Partiendo de la inexistencia de un concepto jurídico de Empresa Familiar, podríamos hablar de situaciones en la que una o más familias tienen una participación importante en la empresa, normalmente en forma societaria. La familia ejerce un control sobre la empresa y esta existencia tiene una vocación de continuidad y permanencia.

Debemos distinguir, en inicio y porque es una aclaración fundamental para entender el funcionamiento de las empresas familiares, tres sistemas que interactúan en este tipo de organizaciones: la familia, la propiedad y la empresa.

Las estructuras de estos tres sistemas son distintas y se ven representadas en los Consejos y asambleas familiares (familia), Junta general de accionistas o socios (propiedad) y Dirección (empresa).

Los diferentes sistemas, el diseño y la interacción entre ellos, son de vital importancia en la empresa familiar, que va asumiendo riesgos crecientes porque cada vez va aumentando el número de familiares vinculados a la misma y se vuelve crítico disponer de una buena organización y diseño de los diferentes sistemas que van a garantizar la permanencia de la misma.

¿Qué es el protocolo familiar y por qué es necesario?


El protocolo familiar es un conjunto de normas y principios que regulan las relaciones profesionales y económicas entre la Familia y la Empresa, cuyo objetivo es preservar la continuidad de la Empresa Familiar y ayudar a su desarrollo.

El protocolo familiar se torna necesario para evitar posibles conflictos, establecer normas y acuerdos, estableciendo pautas de conducta generales y valores que han de tenerse en cuenta en los diferentes procesos y toma de decisiones, ahora y en el futuro. Es, sin duda, un documento importante que, para ser realmente válido, ha de realizarse a medida de cada caso. De poco nos sirve un documento estándar, debemos personalizarlo y adecuarlo a cada organización, además de realizarlo de forma consensuada y bien estudiada por los miembros de la familia.

Es siempre una alternativa rentable porque nos ayudará a gestionar y solucionar conflictos que podrían salir mucho más caros en el futuro.

Cobra vital importancia en relación a familiares políticos porque nos ayudará a sentar las bases de su participación y en qué condiciones. Al objetivar el protocolo determinadas decisiones sobre cuestiones críticas se evitan tensiones familiares.

En definitiva, disponer de un protocolo familiar no nos asegura el éxito pero nos aporta un lugar donde dialogar de posibles decisiones futuras, sentando las bases de estas, evitando la desmembración de la empresa y contribuyendo a la profesionalización de la misma.

Fases del Protocolo familiar


Como fases orientativas sujetas a cambios dada la personalización de dicho protocolo para organización, podríamos hablar con carácter general de las siguientes fases:

Fase 1: Diagnóstico previo

Fase 2: Explicación objetivo y metodología

Fase 3: Entrevistas individuales/en familia

Fase 4: Puntos de conexión mayoritarios

Fase 5: Debate interno y consultas a externos

Fase 6: Redacción del primer borrador de Protocolo

Fase 7: Cambios según aportaciones familia

Fase 8: Firma de Protocolo

Fase 9: Actuaciones derivadas del protocolo: cambios estatutos, política retribución, capítulos matrimoniales, testamentos…

¿Qué se puede regular en un Protocolo Familiar?


Algunos de los aspectos más comunes que suelen regularse en el documento de protocolo familiar son los siguientes:

  • Alcance y naturaleza

A quién afecta este documento y la naturaleza del mismo. Incluye el desarrollo jurídico complementario que pueda existir.

  • Gobierno y dirección

Definición de esos distintos sistemas que comentábamos al inicio de este artículo, con sus órganos de gobierno correspondientes. ¿Cómo interactúan entre ellos? ¿Qué normas debemos seguir?

  • Trabajo y formación

Definir en qué condiciones van a formarse los miembros de la familia, criterios mínimos de formación, cómo van a trabajar en la empresa, qué puestos pueden ocupar, si han de trabajar fuera antes, etc.

  • Derechos económicos

Condiciones económicas que permitirán trabajar este ámbito con transparencia, armonía y lealtad.

  • Conducta familiar

Principios que van a regir la conducta de la familia.

  • Compromiso social

Definir la parte relacionada con la responsabilidad social corporativa, así como los principios generales que regirán la empresa.

  • Claúsulas de orden

Cualquier instrucción que nos ayude a interpretar el protocolo y desarrollarlo, saber cómo se realizarán modificaciones, interpretaciones o derogaciones.

Como hemos comentado, no quiere decir que el protocolo sea una herramienta mágica que solucione todos los problemas en la empresa familiar pero si se realiza bien, adaptado a las necesidades reales de la organización, es un espacio para el diálogo familiar en el que se traten posibles problemáticas y se llegue a acuerdos que faciliten la toma de decisiones futuras y eviten el conflicto. Es una pena que organizaciones que funcionan bien acaben desapareciendo por controversias que tienen poco que ver con la empresa y mucho con la familia.

Una sesión muy interesante y productiva de la que puedes ver el álbum de fotos completo aquí.

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