¿Nos son realmente útiles los presupuestos? ¿Qué recoge un presupuesto? ¿Cuál es el objetivo de la realización de un presupuesto?
Con estas cuestiones comenzamos la sesión sobre Gestión presupuestaria en el Programa Superior en Control de Gestión, impartida por Alfonso Gónzalez Barrios, Coordinador del Observatorio de Costes de Servicios Portuarios en Puertos del Estado.
El presupuesto es una herramienta para la gestión de la estrategia, que nos puede resultar muy útil para distribuir recursos entre divisiones, proyectos, proveer una guía de gasto, comunicar prioridades e identificar incertidumbre y riesgos, así como dotar de un sistema de alerta temprana.
Elaborar el presupuesto nos puede posibilitar el adelantarnos a los acontecimientos, tratando de evitar sorpresas indeseadas.
Si nos fijamos en cuáles son los objetivos principales del presupuesto, podemos afirmar principalmente planificación y control. Desde el punto de vista de planificación podemos hablar de inicio y participación, implementación y timing. Desde un punto de vista de control, podemos hablar de revisión, retribución y flexibilidad.
¿Cómo se integran el plan estratégico y el presupuesto anual?
Partimos de un posicionamiento estratégico que nos llevaría a diseñar un mapa estratégico. Éste estaría compuesto por los objetivos estratégicos ordenados en relaciones causa-efecto. De ahí podríamos pasar a establecer un modelo de perspectivas, que aborde las perspectivas Financiera, de Cliente, de Procesos y de Recursos.
Esto nos va a permitir reflexionar sobre cuáles son los objetivos financieros para el crecimiento y la productividad o cuales son las principales fuentes de crecimiento, desde el punto de vista de una perspectiva financiera.
La perspectiva de cliente nos llevaría a plantearnos quiénes son los clientes potenciales que generarán el crecimiento de los ingresos y cómo nos tienen que ver nuestros clientes para que nos sigan comprando.
La perspectiva de procesos estaría orientada por ejemplo a la marca, desarrollo de productos, ventas, servicios, operaciones y / o logística. Es decir, actividades necesarias para crear la propuesta de valor que el cliente requiere, la diferenciación y los resultados financieros deseados.
Si nos referimos a la perspectiva de recursos, estaríamos hablando de infraestructura de la organización, habilidades, capacidades, conocimientos de los empleados y todo lo que tiene que ver con el clima de trabajo.
La ventaja de tener un modelo de perspectivas es que nos permite tomar acciones de manera rápida y enfocada.
¿Qué técnicas de presupuestación nos pueden resultar más útiles?
Antes de citarlas cabe hacer mención a los presupuestos tradicionales.
Éstos se caracterizan porque ante todo están enfocados en el presupuesto incremental. Se presupuestan los cambios planificados de las inversiones del ejercicio anterior, lo que significa que el enfoque está puesto sobre los cambios del año pasado.
La base presupuestaria está tácitamente aprobada.
El presupuesto base cero parte de que toda actividad debe estar sometida al análisis coste – beneficio.
Ofrece mayores garantías de que los recursos serán asignados con criterios de racionalidad y eficiencia. Además, esta técnica presupuestaria está considerada como la mas compleja y sofisticada. Consiste en empezar a formular los presupuestos de gastos a partir de cero, por lo que podemos partir del supuesto en el que una actividad pueda ser eliminada si no justifica su beneficio, aunque ésta lleve desarrollándose mucho tiempo.
Denominado como presupuesto en base a las actividades, contribuye a una gestión mas eficiente de los recursos. Para desarrollar este tipo de presupuesto es necesario identificar la causa de los costes y las características de los productos y servicios.
Comenzamos asignando los costes de los recursos a las actividades y, a través de los inductores de costes de las actividades, continuaremos hasta los objetos de costes como son los productos, servicios y clientes.
Esta metodología nos permite identificar los riesgos y oportunidades que pueden ocurrir con tiempo suficiente y reaccionar ante posibles eventualidades. Por tanto, nos permite establecer una base sólida para elaborar planes, reaccionar rápido y mejorar la toma de decisiones.
Permite visualizar y pronosticar la actividad de la organización en el futuro, ya que en las etapas establecemos horizontes temporales y la frecuencia, establecemos modelos de predicción y escenarios.
Es una filosofía de gestión empresarial basada en la gestión sin presupuestos. Defiende un modelo de negocio flexible basado en la delegación de la responsabilidad y en el poder de la decisión. Lo aplican empresas de marcado carácter horizontal.
Con este sistema se favorece una mejor adaptación de la compañía a los posibles cambios del entorno en el que opera y al mismo tiempo, el desarrollo de la actividad empresarial es mas competitiva.
Un uso eficiente de los presupuestos nos permite tener un mayor tiempo de análisis.
¿Qué nos aporta esta sesión en el Programa?
En definitiva, se trata de una sesión en la que aprendemos a entender el valor de los presupuestos como instrumento clave para el control de gestión y la ejecución de la estrategia, así como familiarizarnos con el proceso de planificación, ejecución y control de los presupuestos. Sin olvidar que en la elaboración, planning y control de un presupuesto debe haber siempre un alineamiento estratégico.
El Programa prepara para la obtención de la certificación CCA Certificate®de Global Chartered Controller Institute, siendo este el certificado de referencia en control de gestión a nivel global.
Si te interesa ampliar tus conocimientos en este campo, contacta con nosotros. Te informaremos de todos los Programas que facilitarán tu crecimiento profesional. Aprenderás a tomar decisiones que marcarán tu futuro y el de tu entorno, y formarás parte de el Club de las Buenas Decisiones.
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