Los Sistemas de Información (SI) ofrecen ventajas competitivas para las empresas, pero su simple aplicación no implica directamente la mejora de resultados. Es necesario que haya un equilibrio entre la potencia de dichas tecnologías y las habilidades interpersonales del Controller para impactar en las variables del negocio.

Los profesionales de Control de Gestión necesitan unir técnicas de experimentación basadas en los datos, demandar que cualquier iniciativa vaya precedida de una experimentación con puntos de control rigurosos, que permitan a su vez establecer relaciones causa-efecto en el proceso de toma de decisiones.

Podemos afirmar que la aplicación que mejor define los Sistemas de Información es la función de control de la empresa que este tipo de sistemas ponen al servicio de la alta dirección.

Los sistemas pueden estar diseñados para la captura de información relativa a las operaciones de la compañía y para su presentación a los órganos de gerencia. Aunque podría tratarse de un proceso simple, las decisiones que se precisan para realizarlo no son sencillas.

Control significa conseguir mantener el rendimiento de instalaciones, individuos, grupos con las características de un individuo, grupo, máquina o instalación y las características o valor de una variable.

Quien ejerce el control de la empresa, necesita ser conocedor de la información acerca del proceso, su funcionamiento y el objetivo a alcanzar.

Si el Controller quiere cumplir con sus responsabilidades de control, necesita de información clara, oportuna y pertinente sobre los sistemas que debe controlar. Los Sistemas de información son por tanto, los sistemas formales que proporcionan esta información. Éstos deben suministrar una cantidad óptima de información en el momento justo y con los suficientes detalles.

El coste del control en los Sistemas de Información depende de tres factores primordiales:

1. El grado de detalle de los datos capturados.
2. La selección de los datos.
3. El sistema de reporting.

Podemos encontrar al menos cuatro elementos en un sistema de control, impactando positivamente los sistemas de información en cada uno de ellos, ya que mejoran su función y les dotan de potencia. Estos cuatro elementos son:

1. Detector. Los SI dotan a las empresas de gran capacidad para el almacenamiento, procesamiento y distribución de la información por las unidades del negocio. Es decir, la información fluye en cantidad y con el contenido adecuado.
2. Asesor. Los SI permiten al usuario segmentar rápidamente grandes volúmenes de información, pero van mas allá y les permite al Controller detectar desviaciones sobre los planes iniciales o por ejemplo, cambios en el entorno.
3. Efector. Los SI permiten seguir en tiempo real los planes correctores que se hayan podido poner en marcha, y también la elaboración de proyecciones encaminadas a reducir la incertidumbre de estos procesos.
4. Red de comunicaciones. Los SI se sustentan sobre la red de comunicaciones de la empresa y esto permite el acceso a la información en tiempo real.

Pero no olvidemos, que el éxito del control dentro de una organización es la combinación entre calidad de la información y accesibilidad con habilidades interpersonales, como comentábamos al principio.

Existen varios procesos para planificar el control de una empresa y sus relaciones entre los distintos departamentos. Dos de los mas utilizados son el Control por retroalimentación y el Control directivo, pudiéndose utilizar un mix entre ambos.

El Control por retroalimentación reside en la definición de un nivel de rendimiento, medir el rendimiento a partir de criterios y reducir sucesivamente las desviaciones.

En el Control directivo es posible anticiparse y la capacidad de respuesta se produce en tiempo real, ya que cuenta con la potencia de análisis que proveen las herramientas de Business Intelligence.

Actualmente los Sistemas de información, como herramienta principal del Controller, proporcionan a las empresas una ventaja competitiva y una rápida capacidad de respuesta ante los cambios que se producen. 

En el Programa Superior en Control de Gestión, de la Fundación Empresa Universidad de Alicante, analizamos todas las cuestiones relacionadas sobre el impacto de los Sistemas de Información en Control de Gestión con Francisco Ochando, Digital Retail Planning Director en Nike.com

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