Un presupuesto ayuda a la administración a coordinar de diferentes formas ya que posibilita la coordinación de actividades.

Esto nos lleva a afirmar que la existencia de un plan bien elaborado es el paso principal para el logro de la coordinación, pues los ejecutivos se ven obligados a pensar en las relaciones entre las operaciones individuales y la compañía como un conjunto. Los presupuestos amplian el pensamiento de las personas al ayudarles a eliminar perjuicios inconscientes por parte de ingenieros, gerentes de ventas y producción. Además, los presupuestos pueden ayudar a descubrir debilidades en la estructura de la organización, ya que la creación y la administración del presupuesto identifica problemas de comunicación, de fijación de responsabilidades y de relaciones de trabajo.

Pese a estas afirmaciones, encontramos división de opiniones sobre la utilidad de los presupuestos. Actualmente existen tres grandes tendencias:

1. La primera de ellas, entre los que dicen que “son valiosos y deben mantenerse tal cual”.
2. La segunda, entre los que afirman que “son valiosos si se combinan con herramientas de gestión”.
3. La tercera, entre los que consideran que “no son valiosos y se aboga por su eliminación o mínima expresión”.

Estas opiniones nos llevan a preguntarnos en qué bando estamos, si consideramos que los presupuestos son una herramienta útil para la gestión o si eliminamos o no los presupuestos.

La respuesta del Controller,  en este caso debe ir enfocada mas al uso que se le da en la empresa al presupuesto y al proceso presupuestario.

En el caso de que el Controller considere ciertas algunas de las tendencias que hemos comentado, debería preguntarse si el proceso presupuestario es una zona de confort para la gestión, si es una herramienta sin incertidumbre, si es la única herramienta que entiende  nuestra cultura y por qué no, replantearnos ¿para qué hacemos presupuestos?

Con un enfoque generalista dentro de la empresa, una correcta gestión de los presupuestos pasa porque el Controller asuma un rol diferente al de Controller Financiero y esté enfocado mas como un Business Partner, es decir “quitarse” la chaqueta de financiero, ser mas un controller de negocio y tener mas protagonismo dentro de la etapa del proceso presupuestario.

Si consigue esto, será visto dentro de la empresa como un aliado, como un aporte de valor a las diferentes áreas y será tenido en cuenta para poder realizar los cambios oportunos, las adaptaciones necesarias al proceso de presupuestos, que junto al desarrollo de habilidades sociales e interpersonales, conocimiento del negocio y una posición adecuada en el organigrama, le permitirá tener influencia en el resto de la organización. Si te toman como un aliado vas a poder influir en las personas para conseguir resultados.

El rol del controller en los presupuestos debe ser el de hacer que las cosas sucedan, y hacer que las cosas sucedan supone tener capacidad de influir.  Las cosas suceden cuando se pone el foco en el plan de acción, y nos referimos aquí a dejar de relatar lo que ocurre y plantear soluciones para conseguir mejoras.

En el Programa Superior en Control de Gestión, de la Fundación Empresa Universidad de Alicante, analizamos con los alumnos cuestiones sobre cómo actúa un Controller enfocado a presupuestos. Trabajamos en cómo elaborar un presupuesto, qué función tiene, que metodologías podemos seguir y qué herramientas nos pueden ayudar a elaborarlo.