La manera en que se lleva a cabo el control de los costes de recursos humanos, es una parte importante en el proceso de proceso de cambio de la cultura organizacional y por lo tanto de la transformación digital de los recursos humanos en la organización.

Estos procesos de transformación digital de las organizaciones conllevan también un proceso de transformación de las estructuras organizativas y el diseño organizacional. Cada diseño organizacional presenta algunos inconvenientes, la clave radica en seleccionar un diseño organizacional que los minimice. Para ello las empresas cuentan con cuatro pilares fundamentales:

1. El presupuesto

El presupuesto es el plan operaciones y recursos de una organización, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios. Es decir, es el plan económico que permite a una compañía hacer una estimación de los ingresos, calcular los gastos, asignar los recursos, establecer prioridades e identificar si se cumplen los objetivos planteados.

Los gastos de personal es el pilar en que se apoya el peso del plan de Recursos Humanos, y su objetivo optimizar la búsqueda de personal, gestionar la selección, formación y motivación de la plantilla con el fin de conseguir la máxima implicación con la organización y sus objetivos. Por ello, no se tienen que considerar simplemente como un gasto, sino como generador de beneficios.

Elaborar un presupuesto exclusivo para gastos de personal es fundamental, y debe incluir no solo los costes derivados de satisfacer las retribuciones e incentivos de los trabajadores, sino también los costes de atraer y retener talento, que supone un coste muy elevado para las empresas.

2. El control de gastos y costes

La política de control debe estar institucionalizada en todos los departamentos y constituye una de las máximas responsabilidades de la dirección de la compañía.

La política de control no solo debe enfocarse a la reducción de los gastos, sino también a un mejor uso de los recursos limitados de la empresa. Una política centrada únicamente en reducir gastos, probablemente lleve a la merma de los beneficios por no destinar suficientes recursos a la actividad de la empresa; así como a un aumento de los costes a largo plazo por la falta de mantenimiento de los activos.

En la gestión empresarial los recursos humanos tienen una doble consideración, que se manifiesta al mismo tiempo, ya que son un activo cuya rentabilidad hay que maximizar y un coste que hay que minimizar.

Lograr el control de costes y de gastos mediante presupuestos y su seguimiento, implicando a toda la organización, llevará a la empresa a una reducción de pérdidas y gastos que aumentará la rentabilidad y posibilitará su crecimiento futuro.  La masa salarial tal vez sea lo más importante que se debe controlar como coste (está alrededor del 70% de los costes generales de recursos humanos), pero no es lo único. En este sentido es interesante revisar estos otros costes sobre los que podemos tener cierto control:

• Los sistemas operativos y la tecnología instalada.
• El outsourcing o subcontratación de servicios.
• Los proveedores de beneficios sociales.
• Los gastos de los empleados.

Los gastos de recursos humanos están íntimamente ligados a la plantilla, tanto por su número, como por sus tipos de contratación y por sus costes salariales unitarios. Los factores de impacto en los costes de Recursos Humanos son tres: la plantilla, las retribuciones y la externalización de servicios de capital humano.

3. La optimización de los recursos

Para realizar una buena gestión, control y optimización de los recursos de la organización se deben considerar cinco principios básicos:

• Definir los objetivos: Para descubrir cómo conseguir algo de forma más eficaz, primero hay que tener muy claro qué es lo que se quiere lograr. Por ello, la primera misión de los directivos será concretar las metas de la empresa.
• Evaluar los recursos y procesos: Recopilar toda la información disponible sobre el funcionamiento de la compañía es clave. Para ello, la compañía debe realizar un exhaustivo análisis a partir de indicadores de gestión, de calidad y de procesos.
• Identificar las debilidades: La clave para la mejora continua de la organización es localizar las áreas de mejora críticas. Por ejemplo, la empresa puede estar centrando sus esfuerzos en mejorar la calidad de su artículo estrella, cuando el problema de la bajada de ventas proviene por un mal servicio postventa, no del bien en sí mismo.
• Planificar las acciones: Tras determinar el estado de la empresa y los objetivos, el siguiente paso consiste en concretar las medidas que se van a poner en marcha para ello. Por ejemplo, si hemos detectado una baja productividad en un departamento y las evaluaciones del personal apuntan a una falta de conocimiento sobre un software, podremos solventar este punto con formación especializada.
• Revisar los resultados: El trabajo no termina con la ejecución de las estrategias, sino que saber cómo optimizar los recursos de una empresa es un proceso constante y cíclico, por lo que es indispensable evaluar el impacto de las medidas, para poder detectar los fallos y aciertos de las mismas y aplicar esa experiencia en la mejora continua.

4. El proceso de reducción de costes

Por todo ello, y a modo de resumen, podemos decir que las claves para el proceso de reducción de costes aplicado a las estrategias de Recursos Humanos son:

• Diseñar correctamente el plan de reducción de costes u hoja de ruta, con el fin de definir acciones concretas que tengan un horizonte temporal y que nos permitan medir su impacto y su resultado.
• Mantener un buen estilo directivo, incluso bajo la presión de la falta de resultados y el estrés por conseguirlos en los plazos previstos.
• No tomar decisiones no justificadas, basadas solo en los necesarios ajustes de viabilidad.
• Establecer nuevos sistemas de transferencia del conocimiento, por ejemplo, mediante los Sistemas de Información TIC.
• Identificar el talento de los trabajadores y aprovecharlo, etc.
• Tener en consideración las políticas de recursos humanos que generan costes (Selección, Acogida, Evaluación, Turnicidad. Absentismo, PRL y Formación).

Esta noticia es un resumen de la sesión impartida por Carlos Hermoso, con amplia experiencia en Dirección y Gestión RR.HH en Hospitales y Organizaciones Sanitarias, dentro de módulo de gestión económica del Máster en Dirección y Gestión de Recursos Humanos de la Universidad de Alicante.

Os dejamos el álbum completo de la sesión.

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