Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Temporal, porque tiene un principio y un final definido. Único, porque cada proyecto es diferente del resto.

Conscientes de ello, en el Programa Superior en Control de Gestión de la Fundación Empresa Universidad de Alicante, revisamos los conceptos más importantes para ser impulsores del cambio y garantizar que los proyectos que emprendemos resulten exitosos.

El principal objetivo de un proyecto y la razón por la cual la organización dedicará los recursos necesarios para llevarlo a cabo es para generar una mejora cuantificable, es decir, que con los cambios que se lleven a cabo se transformen los procesos, la táctica, la estrategia e incluso la cultura de la empresa. Los proyectos se emprenden para generar beneficios y añadir valor. Sin embargo, el final del proyecto se alcanza cuando se logran los objetivos definidos, cuando somos conscientes de que los objetivos no pueden ser logrados y / o cuando deja de existir la necesidad que dio origen al proyecto.

En todo proyecto hay una serie de fases, que van desde la definición del proyecto en sí hasta la elaboración de la planificación, la ejecución del trabajo y cierre del proyecto.

1.    Definición.

La fase de definición comienza cuando se han identificado los proyectos clave cuya consecución conlleva a alcanzar los objetivos definidos en el plan estratégico anual y los proyectos y los jefes de proyecto han sido identificados y asignados. Esta etapa finaliza cuando las reglas y objetivos del proyecto han sido aprobados. Esta aprobación o confirmación de los requerimientos de un proyecto, conlleva que todas las partes interesadas han aceptado los objetivos del proyecto, ámbito y el equilibrio entre costes-plazo-calidad. Es decir, en esta fase se definen claramente los objetivos, los beneficios, el ámbito de aplicación del proyecto, las personas adecuadas y todos los recursos necesarios alrededor de esos objetivos.

2.       Planificación.

Una vez que han sido aprobadas las reglas, el responsable del proyecto o Project Manager debe elaborar el plan de proyecto. Conforme los detalles de cómo se ejecutará el trabajo van siendo desvelados algunas de las decisiones de las reglas del proyecto, podrán verse modificadas. Al finalizar la etapa de planificación, todas las partes implicadas no sólo deberán aceptar el plan, si no también cualquier cambio necesario en las reglas iniciales del proyecto.

Cabe destacar que el Project Manager en la gestión de proyectos, es una figura muy importante ya que es quien gestiona las personas, recursos, y tiene capacidad de liderazgo. Desarrolla el plan del proyecto y todos sus componentes; mantiene el proyecto según lo previsto en términos de coste y tiempo; identifica, monitoriza y responde al riesgo; informa de forma precisa y a tiempo los datos que genera el proyecto en términos de gestión.

3.       Ejecución.

Esta es la etapa en la que se desarrolla el trabajo, tal cual se aprobó en la planificación.

4.    Cierre.

Es la etapa mas pequeña del proyecto y además implica funciones como hacer la transición a la siguiente fase, sea el paso a otras tareas operativas o a otra fase del ciclo de desarrollo del producto; establecer el cierre formal de proyecto a ojos del cliente; revisar los éxitos y fracasos para mejorar en futuros proyectos.

“Un proyecto siempre va a mejorar la calidad de vida de alguien, sino no tiene sentido que hagamos un proyecto”.

Con esta sesión, los alumnos cumplieron el objetivo establecido de comprender cómo a través de la gestión de proyectos se puede conseguir impulsar el cambio en la sociedad y mejorar la calidad de vida de las personas; conocer las características básicas de un proyecto y por qué es tan importante diferenciarlo de la gestión del día a día; su definición, planificación y control; el conocimiento de los factores que pueden limitar el éxito de un proyecto y cómo trabajarlos; así como conocer las distintas fases del ciclo de vida de un proyecto, qué herramientas pueden ser las mas adecuadas para gestionar proyectos e implementar las mejores prácticas en Project Management.

“Podemos hacer el mejor proyecto del mundo, pero si al final no somos capaces de gestionar el cambio en las personas, el proyecto no va a funcionar”.