Actualmente existe un movimiento enfocado a impulsar la efectividad tanto en el ámbito profesional como personal: Movimiento SmartWorking. Es un movimiento que ayuda a poner orden en tu tiempo y mejorar la gestión de tu día a día, a través de una serie de consejos muy básicos, que todos conocemos, pero que muchas veces se nos olvidan.

Pues bien, en este articulo y en otros tres, que iremos publicando en las próximas semanas, desde El Club de las Buenas Decisiones queremos proporcionaros una serie de tips sobre diferentes tareas cotidianas que estamos seguros os ayudarán en vuestra gestión del tiempo.

En este primer artículo nos centraremos en cómo gestionar el correo electrónico y en los siguientes hablaremos de reducir las interrupciones, las reuniones efectivas y cómo dirigir equipos.

¿Cómo gestionar el correo electrónico?

Seguro, que igual que yo, muchos os sentís abrumados por el exceso de mails que se acumulan diariamente en la bandeja de entrada.

A continuación, os facilitamos consejos para aprender a gestionarlo de manera eficaz, así como algunas pautas para escribir de forma clara y buenos hábitos a la hora de elegir un asunto perfecto.

Para conseguirlo os dejamos 13 tips para dominar el correo y evitar que este os domine:

• Cerrar el correo cuando necesitéis concentraros. Tener el correo abierto todo el día y consultarlo constantemente nos quita tiempo, nos distrae y rompe de manera continua nuestro ritmo de trabajo.
• Marcar momento fijos para atender el correo. Tendemos a abusar y consultar el correo demasiadas veces, lo que es una fuente de distracciones y nos hace dejar cosas que estábamos haciendo para ponernos con otras que deberían esperar. Para evitar esto lo mejor sería marcar un número de veces concreto para abrir el correo, revisarlo, leerlo y contestarlo. Realmente no hay un número exacto recomendado para todo el mundo, pero lo ideal es elegir una frecuencia que nos permita distribuir equitativamente a lo largo del día ese chequeo del correo para poder ver lo que nos va llegando, pero a la vez poder centrarnos en otras tareas que a la vez debemos ejecutar.
• Desactivar el notificador o el aviso de correo nuevo. Este aviso obliga a que dejemos de hacer lo que tenemos entre manos porque cambia nuestra atención. Nos lleva a la multitarea e interrumpe nuestro ritmo y fluidez de trabajo.
• La bandeja de entrada no es una lista de tareas. Además de los correos siempre tenemos otras muchas tareas que realizar, por lo tanto, no pensemos solo en hacer lo que piden los correos. Centralicemos todas las tareas en alguna aplicación o en una simple libreta y trabajemos todo por prioridades y fechas de entrega.
• No escribir los mensajes si no son necesarios. El correo no es la solución para todo ni para todos los temas que a veces hay que tratar por otros canales. Antes de escribirlo, preguntémonos si ese mail es realmente necesario o si este medio es la mejor opción para lo que vamos a comunicar.
• Reducir el número de persona que ponemos en copia. Solemos poner a demasiadas personas en copia en los mensajes. Esto es un mal hábito que hace que el número de correos en la bandeja de entrada se dispare. Además, a veces aumenta las posibilidades de malos entendidos: no sabemos por qué nos lo envían, si debemos hacer algo o no, etc. Por lo tanto, tratemos de reducir al máximo las personas en copia, que sean las mínimas imprescindibles, y en el “para” solo debía estar la destinaria que ha de realizar alguna gestión relacionada con el correo enviado.
• Nunca enviar urgencias por correo. Una urgencia, si es real, es una situación que demanda una acción inmediata, por lo tanto, utiliza otro canal más apropiado para ello como una llamada de teléfono o hablarlo en persona si existe esa posibilidad.
• Pensar antes de teclear. Parémonos a pensar unos segundos qué es lo que queremos pedir, encargar o comunicar. En realidad, que es lo que queremos hacer con este correo, qué información es la que necesita conocer el destinatario para poder ejecutar bien la tarea encomendada, analicemos también si hay algún archivo que debamos adjuntar.
• Evitar los correos largos. Si antes de teclear pensamos que nos va a salir un correo muy largo, tal vez deberíamos platearnos otras alternativas más directas y eficaces como una mini-reunión, una videoconferencia, una llamada de teléfono. Y si obligatorio escribir un correo largo (para que quede constancia, o por temas legales) estructuremos bien para que sea lo más legible y comprensible posible. Por ejemplo, separando los epígrafes principales mediante títulos descriptivos estructurados en esquema, a modo de separadores.
• Ser directos e ir al grano. Evitemos textos superfluos innecesarios o párrafos de introducción que no aportan. Debemos empezar a comunicar por lo importante. Mejor en la primera línea que en el tercer párrafo y es perfecto si se empieza a comunicar en el asunto del mensaje.
• No mezclar temas en un mismo correo. Lo mejor es separar temas distintos en correos diferentes, salvo que estos estén estrechamente relacionados. Esto ayuda al destinatario a organizarse y priorizar y a nosotros mismos a la hora de escribir el asunto del correo.
• Asunto claro e informativo. El asunto es como el titular de una noticia. Tiene que sintetizar y resumir muy bien lo que vamos a contar dentro del mensaje. Esto ayuda al destinatario a interpretarlo mejor, incluso sin abrirlo, y así darle la prioridad que se merece. Una buena estructura para escribir el asunto es: qué queremos – cliente/producto/servicio – fecha.
• Repasar antes de enviar. Hagamos una rápida lectura para comprobar que están todas las ideas que queremos trasmitir, hemos incluido toda la documentación, se ha definido todo de manera correcta y la fecha de entrega.

Si te interesa mejorar tus conocimientos en cualquier rama de los recursos humanos no te lo pienses más y contacta con nosotros hoy mismo. Te informaremos de todos los Programas de profesionales para profesionales que tenemos pensados para ti. Abriremos tu mente a nuevas experiencias y conocimientos en El Club de las Buenas Decisiones y aprenderás a tomar decisiones que marcarán tu futuro y el de tu entorno.

Imagen de Muhammad Ribkhan en Pixabay