Los proyectos se emprenden para generar beneficios y añadir valor, por lo que es fundamental diferenciar entre la gestión de proyectos y el trabajo diario.

Cuanto más claro quede lo alejado que está un proyecto del corto plazo, más sencillo será defender que el proyecto necesita y merece una forma diferente de gestión. Especialmente por el impacto que puede tener en la estrategia de la organización y también porque el proyecto nos lleva a un resultado tangible, tiene una fecha de finalización fijada, tiene un presupuesto que previamente se ha definido y asignado, al proyecto se le asignan recursos y además, tiene un ciclo de vida.

El resultado de todo proyecto debe orientarse a la generación de un beneficio que supere la inversión.

Cabe preguntarse también si los proyectos ¿son la solución a un plan o una respuesta a un reto determinado?.

En contestación a esta pregunta encontramos que algunas compañías prefieren emprender un conjunto de proyectos que estén en relación con la estrategia corporativa. En otras organizaciones, los proyectos son una solución a sus necesidades inmediatas y en otras, significan una combinación de ambas.

En todo lugar donde haya personas liderando un cambio, ahí podemos encontrar un Project Manager.

El Project Manager, es decir,  la figura que gestiona las personas, los recursos y tiene capacidad de liderazgo, es muy importante ya que es quien lleva la iniciativa y desarrolla un proyecto.

Visualizar y conocer qué factores son clave nos pueden conducir al éxito de un proyecto. Cuando hablamos de factores clave nos referimos a:

• La implicación en el proyecto, desde el inicio, de los usuarios finales del mismo.
• Una alta motivación del equipo de trabajo.
• Que tanto los objetivos como la visión estén definidos y claros, para las partes implicadas.
• Establecer unas expectativas reales.
• Que las fases del proyecto no sean muy largas.
• Contar con un equipo cualificado y competente para el desarrollo del proyecto.
• Establecer las responsabilidades.

El Project Manager es consciente de que hay que ir mas allá del control sobre el coste, los plazos y las especificaciones, ya que el éxito del proyecto es multidimensional.

Desde ese punto de vista multidimensional, podemos determinar como factores de éxito en cualquier proyecto la Eficiencia, el Impacto en el cliente, el Impacto en el equipo, el Éxito del negocio y el Futuro e ir trabajando sobre variables.

Por ejemplo, en el  factor de la Eficiencia, podemos incluir variables como cumplir la planificación o los presupuestos.

En otro factor como el Impacto en el equipo, podríamos  utilizar variables como la motivación del equipo o las habilidades desarrolladas.

Si hablamos de Éxito en el negocio, por ejemplo podríamos trabajar variables como los beneficios, la cuota de mercado o la calidad del servicio.

Y si contemplamos el Futuro, estaríamos hablando de nuevas líneas de producto o nuevos mercados.

En todo proyecto es de vital importancia identificar y controlar situaciones que pueden poner en peligro el éxito del mismo, así como el establecimiento de estrategias necesarias para contrarrestar los efectos. Nos vamos a encontrar situaciones de incertidumbre, de las que prácticamente no sabemos cómo, cuándo y con qué impacto aparecerán.

Este tipo de situaciones son identificadas como riesgos por parte del Project Manager y siempre van a generar incertidumbre en relación a la planificación, los costes y el resultado final.

El Project Manager debe tener la capacidad de gestionar los riesgos. La gestión de riesgos es un proceso en el que la incertidumbre se analiza para poder manejarla.

Este proceso de gestión de riesgos puede hacerse a través de cuatro etapas:

1.       Identificar.

En esta etapa, tratamos de averiguar cuales son los elementos que pueden amenazar el éxito del proyecto. Se trata de reconocer todo aquello que puede provocar un mal funcionamiento en el desarrollo y ver la relación causa-efecto que puede tener.

Identificamos y priorizamos los riesgos teniendo en cuenta la probabilidad de que ocurran y el impacto en el proyecto. El uso de herramientas como la matriz de riesgos, nos pueden ayudar a visualizar de forma mas clara todo el proceso.

2.       Calificar.

En función del impacto y la probabilidad de que ocurra, podemos atender al impacto que puede producir en el tiempo, la naturaleza, si podemos gestionarlos de forma interna o externa y priorizar los riesgos conocidos.

Podemos calificar el riesgo como bajo si tiene poca o ninguna posibilidad de incrementar el coste o tiempo de ejecución del proyecto.

Si lo calificamos como riesgo moderado es porque creemos que puede provocar un aumento en el coste, alguna otra modificación en el tiempo previsto, o nos puede provocar que disminuya el rendimiento.

Con un riesgo alto ya existe la probabilidad de que provoque aumentos significativos en el coste, el tiempo, el rendimiento y hay que tomar acciones significativas.

Se trata de transformar aquello que no sabemos en algo conocido, pero que no sabemos cuando va a suceder.

3.       Evaluar.

En esta fase, analizamos la probabilidad de que ocurra y el impacto que puede tener para obtener así el factor de riesgo. Esto nos permite saber si merece mas atención que otro un determinado riesgo y priorizar los riesgos conocidos.

4.       Mitigar.

Planear una respuesta para los riesgos de alta prioridad, monitorizar nuevos riesgos que puedan presentarse y ejecutar un plan de respuesta. En muchas ocasiones la aparición de riesgos nos lleva a actualizar el plan del proyecto.

Una adecuada gestión de proyectos puede ser una herramienta muy potente para impulsar el cambio en la organización.

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