La gestión de proyectos es una herramienta de las más potentes para impulsar el cambio en nuestras empresas. Muchos son los proyectos del pasado que han contribuido a mejorar la calidad de vida de las personas, creando el cambio que ha hecho evolucionar a la sociedad.

Como proyecto entendemos una organización temporal de una parte de la compañía, enfocada a la mejora de un proceso de negocio de gran importancia estratégica para el medio o largo plazo. Es importante diferenciar entre la Gestión de Proyectos y el trabajo diario.

Para que la Gestión de Proyectos sea eficaz se debe conseguir la excelencia, a través de personal orientado a proyectos, educación y formación, control de gestión de proyectos, revisiones del proyecto, contar con las herramientas de apoyo adecuadas y designar Project Managers que sean competentes.

El principal objetivo de un proyecto y la razón por la cual una organización decidirá dedicar los recursos necesarios para llevarlo a cabo es para generar una  mejora cuantificable. Los cambios que se lleven a cabo transformarán los procesos, la táctica, la estrategia e incluso la cultura de la empresa.

El cambio a través del uso de los recursos naturales, económicos y humanos es lo que se conoce como Project Management y en todo lugar donde encontremos personas liderando un cambio ahí habrá un Project Manager. Éste debe de conocer bien a su equipo, así como los puntos fuertes, además de tener unas habilidades personales que conduzcan al equipo al éxito. Para gestionar un proyecto hay que liderarlo y para liderarlo hay que entender las circunstancias personales de cada miembro del equipo.

En todo proyecto existe un Ciclo de vida que no es lo mismo que hablar del ciclo de vida de desarrollo de un producto.

El ciclo de vida de un proyecto contiene la representación de la progresión lineal de un proyecto, desde la definición del proyecto en sí hasta la elaboración de la planificación, la ejecución del trabajo y el cierre del proyecto. Mientras que en el ciclo de vida de desarrollo de un producto se definen los requisitos funcionales y de rendimiento para el producto, y se describe cómo el producto va a satisfacer las necesidades del cliente. La parte de diseño se concibe como un producto que cumpla con los requisitos y lo describe en detalle.

En la parte de construcción el producto está construido y toda la documentación necesaria para su funcionamiento está escrito.

En lo que se refiere a la vida útil, cabe decir que después de que se haya desarrollado un producto tiene un período de vida en el que se utiliza realmente. Los proyectos luego se convierten en las operaciones en curso. La fase de operación puede durar años y puede contener muchos proyectos a su vez.

En el ciclo de vida del proyecto, los costes, el personal, la influencia de los stakeholders, el riesgo y la incertidumbre variarán a lo largo de la vida del proyecto al igual que su impacto.

El Project Manager tendrá que trabajar en todo momento sobre cuatro ejes que pueden poner en peligro el correcto funcionamiento del proyecto. Son los siguientes:

1. Ámbito / Especificaciones. Esto es, todo el trabajo que debe ser realizado para satisfacer al cliente, cumplir la calidad que se haya definido al inicio y entregar todos los hitos.
2. Plazo. Establecer cuándo deben comenzar y finalizar las tareas. El objetivo del proyecto suele ir asociado a una fecha de terminación determinada.
3. Costes. Es el presupuesto acordado e incluye los costes de todos los recursos utilizados.
4. Satisfacción del cliente. El objetivo del proyecto es finalizar unas especificaciones en base a un presupuesto determinado, en un tiempo determinado y con la plena satisfacción del cliente.

Se podrá completar un proyecto con más dinero y tiempo del planificado, pero un buen Project Manager debe conocer los factores de éxito, como por ejemplo ser capaz de liderar un equipo  motivado, tener una visión definida y objetivos claros para todos los miembros del equipo, saber dónde hay que poner el foco, tener expectativas reales y conseguir que las fases no sean muy largas.

Tan fundamental como conocer todas las fases del proyecto es el establecer una metodología de trabajo para implantar la Gestión de Riesgos en un proyecto, con la finalidad de analizar la incertidumbre y todos los factores que puedan amenazar el éxito de un proyecto, evitando así que nos impidan conseguir los objetivos. Lo más importante es que cada empresa adopte el sistema de clasificación de riesgos que mejor se adecúe a sus necesidades y circunstancias.

Durante la sesión de Project Management, en el Programa Superior en Control de Gestión, de la Fundación Empresa Universidad de Alicante,  adoptamos el papel de Controller y nos preguntamos qué componentes tiene nuestra organización para estar orientada a una gestión eficaz de proyectos y cómo centrarnos en aquellos riesgos que tengan un mayor impacto en los resultados de la empresa. La actitud del Controller frente al riesgo debe ser proactiva y no reactiva, además de que debe desarrollar los mecanismos necesarios para anticiparse pudiendo catalogar los riesgos por la probabilidad de que ocurran y el impacto que puedan tener.