La manera de proceder en la empresas a la gestión y estructura de los costes es a través de Centros de Costes y Centros de Responsabilidad.

El término Coste se refiere al valor monetario de los gastos que incurrimos para la creación de un producto o servicio. Encontramos costes fijos, como por ejemplo el mantenimiento anual de un máquina, o costes variables como puede ser el consumo de materia prima.

Existen distintos puntos de vista a la hora de clasificar los costes:

• Punto de vista de valoración. Si atendemos a este punto de vista podríamos clasificarlos por su  naturaleza, directos o indirectos, por su función, y / o por la tarea o proceso. 
• Punto de vista de decisión. Si atendemos a este punto de vista podríamos clasificarlos por su comportamiento (fijos, variables, semifijos, semivariables), evitables o inevitables, irrecuperables, relevantes o irrelevantes, marginales o como Coste de Oportunidad.

En nuestro día a día tenemos que tomar decisiones constantemente para cualquier asunto, más aún si están relacionados con el dinero. Existe un concepto como es el coste de oportunidad, referido al beneficio que nos podría reportar la alternativa a las que hemos renunciado, fundamentalmente la de mayor valor.

Hacer una buena clasificación de los costes nos permite tomar medidas de control. Para mantener un control sobre los costes es necesario realizar una asignación eficiente de los diferentes centros de coste. Estos centros de costes serán centros de responsabilidad de quien los gestiona, que tendrán como principales características:

• Unidades de gestión a controlar.
• Objetivos para cada unidad de gestión.
• Responsabilidad asignada a cada unidad de gestión.
• Criterios susceptibles de evaluación.
• Los centros de responsabilidad de costes deben tener claros sus objetivos, deben ser compatibles con los del resto de los centros de responsabilidad y a su vez deben estar alineados con la estrategia general de la organización.

Es decir, cada centro de responsabilidad, bien sea Compras, Producción, Comercial o Logístico, debe tener unos objetivos y unos criterios de evaluación de los costes. 

Hay un concepto en la gestión de costes en el que hacemos especial énfasis y es el Análisis del punto de equilibrio.

El punto de equilibrio es la actividad mínima que hay que desarrollar, para que la empresa esté en el punto de no tener pérdidas aunque no obtenga beneficios. Conocer nuestro punto de equilibrio de producción nos permite responder a preguntas del tipo ¿qué pasaría si incrementamos el nivel de actividad?, ¿reduciremos costes o tendremos mayores costes?. 

A partir del punto de equilibrio podemos encontrar tres estados: incurrir en pérdidas, estar en equilibrio, incurrir en beneficios. El punto de equilibrio determina el nivel de ingresos necesarios que nos permiten cubrir los costes de la organización. Para determinarlo es fundamental tener correctamente identificados todos los costes, tanto fijos como variables. 

Lo podemos calcular en unidades monetarias o en unidades físicas. Pero mas aún podremos calcular el volumen de ventas necesario, para alcanzar un determinado beneficio en la organización, y complementariamente a esto podemos calcular el margen de seguridad de la empresa. Es decir, el porcentaje de ventas totales que permite a la empresa generar beneficio. 

Es importante calcularlo porque permite la toma de decisiones, como por ejemplo fijar el precio de venta, fabricar, comprar y subcontratar, atender un pedido, añadir o suprimir productos y optimizar la capacidad de la empresa.

El análisis del punto de equilibrio presenta algunas limitaciones, y es que no es fácil separar todos los costes fijos y variables, ya que podemos apreciar costes mixtos también. Además, en caso de que intentásemos alcanzar los niveles máximos de producción, nos podríamos encontrar con que los costes variables no se mantuviesen proporcionales.

En el  Programa Superior en Control de Gestión, de la Fundación Empresa Universidad de Alicante, aprendemos con Leandro Martín, Controlling Director Operations en GRIFOLS, cuales son las claves para el diseño de los centros de responsabilidad y el diseño del sistema de gestión de costes que mejor facilita el suministro de información y la toma de decisiones en la organización.

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