El presupuesto como herramienta de planificación de actividades | Enrique Aparicio | Programa Superior en Control de Gestión - Formación para Empresarios, Managers y Directivos
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El presupuesto como herramienta de planificación de actividades | Enrique Aparicio | Programa Superior en Control de Gestión

El presupuesto supone el momento en el que la compañía entera se coordina para la planificación del próximo año. Como herramienta de planificación de actividades, obliga a reflexionar sobre si las operaciones individuales tienen sentido en el conjunto de acciones del resto y en el marco de la empresa. También ayuda a identificar debilidades en la estructura de la organización y fija responsabilidades en las actividades y futura consecución de resultados.

 La Gestión presupuestaria debe ser una herramienta para gestionar y anticipar la marcha del negocio, enfocada a la consecución de los objetivos.

El objetivo del presupuesto es fijar las líneas maestras para planificar las operaciones futuras y el seguimiento de las acciones. Cuando hablamos de presupuesto nos referimos al proceso de planificación de todos los flujos financieros que va a requerir la empresa durante un periodo de tiempo, así como la distribución detallada de aquellos futuros recursos de los que va a disponer.

El presupuesto no es una previsión porque un presupuesto implica acción y responsabilidad; una previsión no está vinculada con la responsabilidad de eventos futuros. El objetivo de la previsión es prever lo que va a pasar, pero además se actualiza según los acontecimientos.

Comprender la importancia de la conexión que debe existir entre el presupuesto y el plan estratégico es un aspecto clave. Elaborar el presupuesto con el Cuadro de Mando Integral permite asegurar que las inversiones están alineadas con la estrategia.

Podemos unir la estrategia al presupuesto definiendo metas, iniciativas estratégicas y previsiones continuas. El alineamiento de todas las partes, iniciativas, procesos, personas y tecnología generará el presupuesto estratégico.

El Controller de gestión tiene un papel importante aquí y es que precisamente tiene que ser capaz de que los presupuestos den exactitud, estén a tiempo, sean de relevancia y reflejen el control.

La tecnología y los sistemas de información suponen un aspecto muy importante en los presupuestos, ya que apoyan el trabajo de éstos, facilitan los cambios y aportan un gran valor.

Existen muchas opciones disponibles, desde los sistemas basados en hojas de cálculo hasta aplicaciones dedicadas exclusivamente a esta finalidad, que ofrecen funcionalidades excelentes. Hay que tener en cuenta también la detección y resolución de problemas cuando elaboramos presupuestos mediante la tecnología. Para ello podemos seguir algunos pasos:

  1. Identificación del problema.
  2. Definición del modelo de solución, a través de hipótesis.
  3. Validación de las hipótesis.
  4. Implantar soluciones.
  5. Búsqueda del equilibrio entre flexibilidad y eficiencia. 

Si enumeramos las ventajas del uso de la tecnología, encontramos que nos da seguridad ya que restringimos el acceso a la modificación de fórmulas, tenemos distintos niveles de permisos, sabemos cuando y quien ha podido cambiar la información y cuales eran los valores anteriores.

La tecnología nos permite Funciones Avanzadas, como por ejemplo autorizaciones con Workflow, E-mails, Drill Down, Consolidación, multi-divisa, asignación de costes, ajuste de semáforos (%, meta, target, valor), etc.

Otra de las ventajas es que nos permite la Integración Tecnológica, es decir, poder cruzar datos de venta, de compra, de márgenes etc., y poder trabajar con dimensiones como el reporting, los análisis, indicadores de gestión y de rendimiento. Esto nos permite gestionar de forma más eficiente y ágil los diferentes presupuestos.

En el Programa Superior en Control de Gestión, de la Fundación Empresa Universidad de Alicante, además de conocer las últimas tendencias de presupuestación aprendemos a gestionar con Enrique Aparicio, Director de Control de Gestión y Distribución en Parfois, procesos presupuestarios y hacer que funcionen como una verdadera herramienta de gestión. 

Si te interesa ampliar tus conocimientos en este campo, contacta con nosotros. Te informaremos de todos los Programas que facilitarán tu crecimiento profesional. Aprenderás a tomar decisiones que marcarán tu futuro y el de tu entorno, y formarás parte de el Club de las Buenas Decisiones.

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