Cuando se les preguntó a los directivos de mi empresa, Suez, cuáles eran las principales causas de pérdida de tiempo en sus jornadas, todos ellos citaron las interrupciones en primer término. Un estudio realizado estimó que como media se pierde una hora al día a causa de las visitas imprevistas y de las llamadas telefónicas, sin contar el tiempo que hace falta para recuperar la concentración después de cada interrupción.

Aprender a gestionar las molestias y las interrupciones merece cierta reflexión por nuestra parte. Todos los consejos que te voy a dar continuación, tal vez no te conciernan, pero te aconsejo que prestes atención para no dejar pasar aquellos que podrían ayudarte a mejorar la gestión de tu tiempo ante estas situaciones. En este artículo voy a tratar solo dos tipos de perturbaciones: Las visitas inesperadas y las llamadas.

Las visitas inesperadas

En primer lugar, te propongo que hagas un análisis rápido de la forma en la que gestionas estas visitas a través de una serie de preguntas muy sencillas:

• ¿Las interrupciones te molestan casi siempre, a menudo o rara vez?
• ¿Conocen tus colaboradores los mejores momentos del día en los que deben evitar entrar a tu despacho?
• ¿Tienes dificultad para rechazar una cita?
• ¿Tienes problemas para concluir una cita y poner fin a una discusión?
• ¿has pensado en limitar el número de citas prefijadas para cubrir las citas imprevistas?

Primera regla de oro de la gestión de las interrupciones: Modo retiro/interacción

Debes considerar tu tiempo profesional como una máquina que puede funcionar de dos modos diferentes:

• Modo Retiro: Reservado a los momentos de concentración, a los asuntos importantes, a preparar las reuniones, a tratar los correos.
• Modo Interacción: Reservado al intercambio con otros en reuniones, citas o con ocasión de conversaciones informales.

Sabiendo diferenciar ya cada modo, a continuación, te muestro algunos consejos para gestionar mejor tu tiempo de retiro y tu tiempo de interacción:

• Reserva un momento del día durante el cual no seas molestado para poder concentrarte mejor.
• Escoge el horario que, parar ti, sea más favorable para la concentración.
• Informa a tus colaboradores cual es el mejor horario de ello, explicando por qué es bueno para ti y tu equipo.
• Si tienes despacho, cierra tu puerta durante el periodo de retiro.
• Ten siempre en mente la lista de personas que podrían entrar en tu despacho a cualquier momento.
• Para que todo esté claro exponga el planning de sus actividades y desplazamientos para que todo el equipo lo tenga presente y se puedan gestionar mejor las reuniones y visitas.

Segunda regla de oro de las interrupciones: Aprender a impedir estas interrupciones cuando se producen

Esta regla es la más importante. Por ello, intentaré darte unos consejos para responder a la pregunta de ¿cómo gestionarlas de la mejor manera perdiendo el menor tiempo posible?

Cuando seas molestado, pregunta a tu visitante si el tema a tratar realmente necesita una reunión. Si la respuesta es “no”, entonces dile el tiempo que tienes disponible antes de invitarle a sentarse. Pero si la respuesta es “si” proponle otro momento más propicio para reuniros explicándole que en ese momento estas concentrado en una actividad importante y urgente.

Las llamadas

El segundo factor de pérdida de tiempo diaria es el teléfono. Como hemos hecho antes para las visitas imprevistas, te propongo que hagas un análisis rápido de la manera en las que utilizas actualmente el teléfono:

• ¿Pierdes tiempo a causa del teléfono?
• ¿Filtras las llamadas por tu secretaria o el contestador?
• ¿Improvisas las llamadas que realizas?
• ¿Cuándo hablas por teléfono necesitas algo para tomar notas?
• ¿Tienes dificultad para cortar una llamada que recibes en mal momento o que deriva hacia un tema poco importante para ti?
• ¿Terminas las llamadas sin concretar soluciones?

En este caso, para optimizar la emisión de tus llamadas te propongo una serie de consejos muy sencillos que estoy segura que puede llevar a cabo:

• Agrupa siempre que sea posible las llamadas que tenga que hacer en ciertos momentos del día, teniendo en cuenta los tiempos de retiro e interacción.
• Verifica la identidad del interlocutor en el momento en el que descuelgas, ya que debes estar seguro de que sea la personas más apropiada para responder a tus consultas de la manera más propicia.
• Prepara las llamadas que sean importantes, es decir, fija el momento de la llamada con el interlocutor, anticipa los puntos a tratar, prepara los documentos que vayas a necesitar durante la conservación, toma notas para resumir la conversación.

Si te ha resultado interesante esta noticia, escrita por Helenca Díaz Cristóbal, colaboradora con El Club de las Buenas Decisiones de la Universidad de Alicante, y quieres que te ofrezcamos más temas tan interesantes como este, no te lo pienses y contacta con nosotros. Estaremos encantados de ofrecerte  todos nuestros programas de profesionales para profesionales, que seguro que te interesan. ¡Te estamos esperando!