En nuestro entorno, la empresa necesita disponer de la máxima información para la toma de decisiones, y no solo hablamos de conocer los costes directamente imputables al coste final del producto, es necesario tener en cuenta otro tipo de costes a nivel externo, como coste de clientes, proveedores y mercado.

En el Programa Superior en Control de Gestión de la Fundación Empresa Universidad de Alicante, analizamos los objetivos de la contabilidad de costes, el papel del Controller en la contabilidad de costes, así como los principales sistemas de cálculo de costes.

¿Cuál es el papel del Controller en la gestión de costes?

Las empresas necesitan la figura del Controller para disponer de una mayor información de calidad, que permita dar soporte en la toma de decisiones por parte de la dirección y generar valor añadido a la organización, es decir, una figura que interactúe con la gerencia en la toma de decisiones.

Actualmente tiene una visión estratégica y está orientado a objetivos a corto y medio plazo; es conocedor ya que realiza un control, seguimiento y evaluación de la actividad y procesos de la empresa. Además, interpreta la información analizando y generando propuestas para ejecutar los objetivos; es conocedor de factores internos y externos que afectan a la organización; interactúa con la dirección y tiene una actitud activa en la empresa, ya que reacciona antes posibles cambios y está enfocado a la gestión de personas.

Si nos centramos en la función del Controller en la contabilidad de costes, podemos destacar su responsabilidad en los siguientes puntos:

• Diseña el sistema de control de gestión de costes para el suministro de la información y la toma de decisiones.
• Diseña centros de responsabilidad, y presupuestos departamentales.
• Coordina el “reporting” dirigido a las diferentes áreas funcionales con el fin de acotar los centros de responsabilidad.
• Coordina los presupuestos y su posterior control.
• Evalúa posibles desviaciones.

Muchas de las funciones enumeradas anteriormente dependerán del lugar que ocupe el Controller en la organización.

¿Cuáles son los objetivos de la contabilidad de costes?

La contabilidad de costes tiene como objetivos:

• El cálculo y análisis de los costes de productos y servicios.
• El posterior análisis de los costes, ya que teniendo imputados los costes podremos elaborar o rediseñar planes estratégicos de costes.
• Clasificar los costes según su procedencia.
• Claridad de la información y difusión de la misma.
• Conocer nuestros márgenes industriales y comerciales.
• Valoración de existencias.

La contabilidad de costes es un elemento integrante de la contabilidad de gestión, que implica una orientación de la información hacia los objetivos de la empresa. Su radio de actuación es más amplio, lo que conlleva un nivel más completo en la toma de decisiones.

Pero, ¿la contabilidad de costes es lo mismo que la contabilidad financiera?, ¿tienen diferencias?

La Contabilidad financiera es muy utilizada por los inversores, para estimar cual es el estado de la empresa. Puede responder a consideraciones como:

• ¿Dispone la empresa de recursos para hacer frente a sus proveedores?
• ¿Puede tener rentabilidades futuras?
• ¿Es una empresa que puede generar dividendos?
• ¿Podrá afrontar las deudas a corto plazo?
• ¿Tienen potencial los activos de la empresa?

La contabilidad financiera debe ajustarse a las normas establecidas por la normativa mercantil y los principios contables con el fin de tener una imagen fiel de la situación de la empresa, objetividad en la elaboración de datos y uniformidad en la elaboración de la información contable, para que el posterior análisis sea comparable con las empresas del sector.

La contabilidad de costes no está sujeta por normativa exterior, pero sí existen principios de contabilidad analítica voluntarios.

¿Qué sistemas de cálculo de costes podemos utilizar?

La principal complejidad en la contabilidad de costes reside en establecer el sistema de reparto de los costes. Las empresas pueden optar por repartir todos los costes o de una sola parte.

Para seleccionar el método a utilizar deberemos tener en cuenta la precisión necesaria en cada método, el sistema de producción, la tipología de productos y sobre todo de la estrategia de la empresa.

Para diseñar un sistema de costes debemos tener claro qué queremos controlar, para qué queremos controlarlo, con qué finalidad y con qué variables actuamos.

Pero además buscaremos la forma óptima de imputar los costes, haciendo que el sistema de gestión de costes sea ágil y flexible, permita tomar decisiones y suministre la información necesaria, relevante y fiable.

Para realizar una clasificación de costes tendríamos que centrarnos en los objetivos que persiguen los costes para un Controller de gestión de costes. Podrían ser:

• Costes que nos permiten valorar nuestros productos, servicios o trabajos. Encontraríamos aquí costes por naturaleza, costes por función en la que incurren, costes directos o indirectos, costes de periodo o productos.

• Costes que nos permitan tomar decisiones. Podríamos clasificar los costes por comportamiento, costes por relevancia, costes evitables o inevitables, costes irrecuperables, costes de oportunidad y costes marginales.

• Costes que nos permitan tomar medidas de control. Encontraríamos aquí costes controlables e incontrolables, costes por su comportamiento.

¿Cuáles son los diez errores típicos en la gestión de costes?

1. No saber contestar a la pregunta: ¿Debemos reducir costes puntualmente o crear una cultura de reducción de costes?.

2. Quedarse solamente con los beneficios.

3. No tener herramientas para evaluar las mejoras. Saber que la organización tiene margen para mejorar orienta las decisiones a corto, medio y largo plazo.

4. No conocer los generadores de coste que acaban impactando en la cuenta de resultados. La empresa debe invertir en sistemas de información que faciliten la información suficiente para poder diagnosticar adecuadamente los problemas.

5. Los clientes no son nuestros hijos, a veces hay que darles un no por respuesta. Crear un mapa estratégico nos facilitará una visión de cual es el posicionamiento que queremos tener y qué clientes nos interesan.

6. Diseñar los productos sin pensar en su ciclo de vida. Hay que tomar decisiones del tipo cuándo vender, dónde vender, qué objetivos tengo.

7. No ser consciente de cuánto cuestan los lujos ineficientes.

8. Olvidarse de las personas. La organización de la empresa debe equilibrar bien, para lograr crear la cultura de costes, la relación que existe entre el esfuerzo realizado para mejorar y la capacidad de premio y castigo.

9. El prestigio y el ejemplo mueven más que las políticas. No se pueden pedir esfuerzos a los demás si uno no puedo hacerlos personalmente.

10. No trazar un plan de mejora continua. Se debe plantear ordenar los proyectos a cometer priorizando entre lo importante y lo urgente, además de saber qué impacto tiene en la organización toda decisión importante.

Los cambios que han ido sacudiendo a las empresas en las últimas décadas (económicos, sociales, políticos, etc.) han hecho que las empresas necesiten un mayor grado de complejidad en la información que requieren, no es suficiente con la información interna, ya que es fundamental conocer la situación externa para la toma de decisiones.

¿Nuestro sistema de costes nos suministra la información que necesita la empresa a día de hoy? ¿Nos hemos adaptado al cambiante entorno económico?