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El Ciclo Deming, también conocido como ciclo PDCA (por las siglas del inglés de Plan-Do-Check-Act) fue creado por William Edwards Deming, estadístico, consultor y divulgador del concepto de calidad total, fallecido en 1993.
El Plan-Do-Check-Act es un método sistemático de resolución de problemas para lograr una mejora continua de la calidad, en cuatro sencillos pasos.
Por medio de ejmplos prácticos y ejercicios grupales, en el Programa Executive de Gestión Estratégica de la Productividad pudimos conocer y trabajar sobre esta herramienta para la mejora continua.
Partimos de una casuística concreta en la que debíamos elaborar un presupuesto, no sin antes poner en común diferentes situaciones y vivencias de los alumnos en relación a dicha tarea en sus organizaciones.
La cuestión principal pivotaba sobre el por dónde empezar: costes de plantilla, costes de planes de mejora, amortizaciones, costes derivados de la implementación y / o desarrollo de proyectos, otros gastos…
Seguidamente, los alumnos trabajaron en la elaboración y cálculo de un presupuesto de plantillas para el que contaban con tres categorías diferentes de empleados en lo que a salarios se refiere, así como debían tener en consideración aspectos tan relevantes para el negocio como la temporalidad, picos de alta demanda productiva, el convenio de aplicación, la rotación de la plantilla, los tipos de contrato, la gestión de las vacaciones y las horas extraordinarias o el impacto que tiene, gracias al plan anual, el incremento de capacidades de los empleados dentro del mix de categorías.
Aunque no solo eso, puesto que como bien explicaba Elisa durante la formación, siempre puede haber ‘sorpresas’ como: las bajas por IT, un elevado absentismo laboral, incrementos salariales, sentencias favorables / desfavorables, subidas de precios, multas, paquetes de despido…
Fue en este punto cuando se introdujo la necesidad de que el gasto sea controlado mes a mes, así como que el objetivo mensual ha de estar predefinido para poder observar posibles desviaciones y actuar a tiempo, en consecuencia.
Antes de pasar a la siguiente fase, realizamos otra actividad. Esta vez un brainstorming del que obtener ideas de mejora para reducir costes y / o incrementar la productividad en el área de Recursos Humanos, tanto en el numerador (lo producido) como en el denominador (los medios empleados) y construir el plan mensual bajando del plan general al plan mes a mes, calendarizando el plan por meses, calculando el efecto y generando la ruta a seguir.
En esta fase, debemos asegurar la ejecución del plan, para lo que hemos de plantearnos cuestiones como las siguientes:
Adherencia a la ruta. Trabajando sobre un Cuadro de Mando, podemos y debemos medir de dos maneras:
Algunas buenas prácticas en este punto pasan por controlar indicadores como:
Además de realizar un control continuo sobre el plan preestablecido en relación a:
¿Qué es lo primero que hay que revisar cuando miramos el trimestre pasado? Los últimos puntos antes mencionados en el control sobre el plan, así como ir un paso más allá y cuestionarnos qué no hicimos bien, qué no vimos venir, qué no se ejecutó… Lo que nos ayudará a realizar otra acción muy importante: corregir.
Estas líneas han sido extraídas de parte de una de las sesiones del Programa Executive de Gestión Estratégica de la Productividad impartido por Elisa Llinares, Directora de Operaciones en P&G.
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Imagen extraída de Freepik.
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