La información es el activo mas importante que existe y saber interpretarla es fundamental ya que nos permite tomar las decisiones mas adecuadas. Como Controller de gestión tenemos que entender en qué sistemas se encuentra la información y qué ventajas nos pueden dar para nuestra organización.

Con esta idea principal iniciamos en el Programa Superior en Control de Gestión, de la Fundación Empresa Universidad de Alicante, el análisis sobre la utilidad y las ventajas del uso de sistemas de información y reporting, de la mano de un experto como  Francisco Ochando, Digital Retail Manager Director en Nike.

Teniendo en cuenta que por información nos referimos a datos que previamente han sido procesados de una forma que resulten entendibles para las personas que forman parte de una empresa, ¿para qué utilizamos los sistemas de información?

La respuesta es muy clara, para procesar, almacenar y distribuir información que apoye la toma de decisiones, la coordinación y el control en una organización.

Como Controller debemos conocer cómo los sistemas de información (SI) ayudan a las empresas, cuales son los distintos tipos de SI que disponemos y para qué actividades se pueden utilizar. No hay ningún sistema que pueda proveer toda la información que necesita una organización.

Si dividimos la empresa en tres niveles, es decir, estratégico, operativo y de gerencia, encontramos tres tipos de SI que dan servicio a los diferentes niveles organizacionales. Pero a su vez, podríamos dividir la organización en cuatro áreas, como podrían ser Comercial y Marketing, Producción y Fabricación, Contabilidad y Finanzas y por último Recursos Humanos.

Los sistemas de información se diseñan e implementan de modo que puedan servir a los intereses de los distintos niveles de la organización.

Podemos clasificar los SI en las empresas en cuatro grandes grupos:

1. Executive Support Systems (ESS) o Sistema de Apoyo a Ejecutivos.
2. Management Information Systems (MIS) o Sistemas de Información Administrativa.
3. Decision-Support Systems (DSS) o Sistemas de Soporte a la toma de decisiones.
4. Transaction Processing Systems (TPS) o Sistemas de Procesamiento de Transacciones.

Según lo comentado anteriormente, el ESS estaría en un nivel estratégico, el MIS y DSS a un nivel de gerencia y mandos intermedios, y por último el TPS estaría a un nivel operativo.

Los TPS son los sistemas más básicos y centralizan las operaciones mas fundamentales del negocio. Estos sistemas producen mucha información para otros sistemas.

Los DSS ayudan a la gerencia en la toma de decisiones en entornos en constante cambio y con dificultades a la hora de hacer previsiones a medio plazo. Actualmente también se conoce a este tipo de sistemas de información como Business Intelligence.

Los MIS suponen una herramienta diaria para el departamento de control de gestión en la empresa. Son poco flexibles y proporcionan una reducida capacidad analítica. Dan el reporting necesario para comparar el desempeño real de la empresa con los objetivos definidos durante el proceso de presupuestos.

Los ESS están diseñados para almacenar y procesar información externa e interna proveniente de otros sistemas con los MIS y DSS. La clave de los ESS está en la capacidad de acceso a la información desde cualquier entorno y lugar.

La información de una empresa y los distintos sistemas que pueden recopilarla, procesarla y almacenarla son fundamentales para su correcto funcionamiento y proporcionan la ventaja competitiva necesaria para tomar las mejores decisiones, anticiparse a los cambios y conseguir el éxito frente a la competencia.

El valor de un sistema de información no mejora continuamente al reunir mayor cantidad de datos o al emitir continuamente informes mas completos. Un SI debe suministrar una cantidad óptima de información en el momento adecuado y con los suficientes detalles, porque en palabras de un experto como Francisco Ochando “la tecnología no sirve para nada si no hay un conocimiento, si no tengo la información que necesito y si no hay entendimiento”.