Actualmente las empresas deben reaccionar de manera inmediata a los cambios del entorno para no perder sus oportunidades de negocio y estar siempre a la cabeza del sector en el que se mueve. De ahí la importancia de reaccionar en el momento de detectar los primeros signos de cambio, ¿pero cómo hacerlo? Utilizando una herramienta fundamental de gestión, El Cuadro de Mando y sus indicadores.

El Cuadro de Mando es una herramienta de gestión del rendimiento que recoge informaciones de todo tipo: financieras, iniciativas operativas y el resultado de las acciones implantadas en la empresa. Ahora bien, para que este sea preciso es necesario seguir tres reglas fundamentales:

1.Elegir los indicadores adecuados

Para que un indicador sea útil, debe reflejar las actividades esenciales de la empresa. Para seleccionar estos indicadores se deben utilizar los métodos OVAR o Balanced Scorecald. Un buen indicador es explicativo, fiable, adecuado, sintético y elaborado junto con los responsables:

• Explicativo. Porque no se conforma con ofrecer el nivel de resultado sino que los explica. Es preciso y sencillo de interpretar para que los que lo utilizan sepan directamente al leerlo si pueden sentirse contentos con los resultados o deben realizar algún cambio en la empresa para mejor sus números.
• Fiable. Todos los datos que sirven para calcular el indicador deben estar perfectamente controlados, expresados en los mismos términos y ser validados.
• Adecuado. Es decir; debe aportar toda la información justa y necesaria que permita a quien la utilice tomar las decisiones correctas en base a los resultados obtenidos.
• Sintético. Para que ofrezca una información focalizada que facilite la elaboración de análisis posteriores.
• Elaborado junto con los responsables. Ya que un indicador que pretende representar los resultados de una empresa ha de ser elaborado junto con el responsable para evitar cualquier sesgo en la utilización de los indicadores para la futura toma de decisiones.

2.Presentar un Cuadro de Mando

La presentación de un CM se estructura generalmente en base a cuatro elementos fundamentales:

• La presentación de los indicadores. Hay que recordar que existen dos grandes modelos de presentación de los indicadores, en valor absoluto y en forma de ratio.
• Una representación gráfica.
• Comentarios claros y precisos que hagan referencia a la situación anterior y a la futura basada en los objetivos fijados.
• Un cuadro de referencias, en el que aparezcan las fuentes del documento, su periodicidad y la fecha de actualización de los datos.

Pero, ¿Cómo elegimos la presentación adecuada?

Una vez que hemos elegido los indicadores hay que presentarlos de forma clara e inteligente. La presentación de los indicadores depende de tres criterios básicos:

• El objetivo. Cada departamento tiene sus peculiaridades a la hora de presentar sus indicadores. Por ejemplo, los indicadores de RRHH serán más estadísticos que los financieros.
• El nivel de decisión. Por ejemplo los indicadores para una Dirección General deben ser mucho más sintéticos que los del responsable de un Departamento.
• El carácter más o menos detallado de las necesidades.

3.La integración de los indicadores en el seguimiento

Los indicadores nos aportan una información fundamental para analizar la evolución de la empresa hacia sus objetivos, siempre y cuando tengamos en cuenta las desviaciones entre lo que se ha realizado y lo que estaba previsto. Es por lo tanto fundamental integrar el sistema de indicadores en el seguimiento presupuestario.

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