Como muy bien dijo Jim Rohn “el tiempo es nuestro activo más valioso, y a pesar de ello tendemos a malgastarlo y desperdiciarlo en vez de cuidarlo e invertirlo”. No importa que profesión tengamos, siempre nos quejamos de falta de tiempo. Este problema aparece cuando no somos capaces de organizar debidamente nuestro tiempo. Este hecho, hace que en muchas ocasiones nos sintamos frustrados, y observando a nuestro alrededor nos preguntemos ¿Sabrán el resto de mis compañeros aprovechar el tiempo mejor que yo?, ¿Cómo es posible que puedan organizarse para hacerlo todo?

A continuación, en este artículo os proponemos diez consejos muy efectivos, que si los ponéis en práctica, te ayudaran a ahorrar tiempo en tus actividades diarias.

1.Establece un horario laboral.

Excepto si tienes un horario establecido por tu empresa, fíjate una hora a la que empezaras a trabajar, piensa a qué hora paras para desayunar, a comer y sobre todo a qué hora acabarás de trabajar.

2. Una vez establecido, empieza con la primera previsión.

Trata de llegar diez o quince minutos antes para planificar tu día. Esta planificación debe ser lo suficientemente amplia para que te sientas cómodo/a a lo largo de toda la jornada. Otro aspecto fundamental es no dejar de hacer lo previsto por urgencias que lleguen que no sean reales.

3. Fija los plazos para las tareas.

Acuérdate de dejar unos márgenes, bien ajustados, para todos los imprevistos e interrupciones que puedan surgir. Así evitaras incumplir los plazos aunque aparezcan retrasos y distorsiones.

4. Divide los proyectos grandes.

Divide los trabajos más arduos y largos en tareas que sean más manejables, acompañándolos siempre de un horario. Esto te permitirá conseguir cualquier cosa y con menos estrés que si se quiere hacer todo a la vez.

5. Ten a mano la programación.

Para hacer un buen seguimiento de tus progresos debes tener presente la agenda y el calendario de cada uno de los proyectos; así, si hay imprevistos que retarden la fecha programada prevista, tenerlo controlado te permitirá ver si puedes adelantar o aumentar la velocidad de los trabajos siguientes para cumplir con el plazo.

6. Agrupa tareas.

Nos referimos a que agrupes las tareas en función de las capacidades que se requieren para llevarlas a cabo. Por ejemplo, trabajos más complejos deben hacerse en aquellos momentos del día en que los niveles de energía y atención están más activados y, a poder ser, coincidiendo con los momentos en que haya menos interrupciones. Y las menos complejas y rutinarias en aquellos momentos del día en que es más difícil concentrarse. La calve en este caso es que sepas identificar cuáles son tus horas de mayor rendimiento.

7. La delegación es necesaria.

Si puedes y no estás solo en tu puesto de trabajo, delega. Para ello es necesario que no te creas imprescindible. Si estás rodeado de un buen equipo que conozca su trabajo esta tarea es muy sencilla, y así tú te podrás dedicar a lo que genera valor en tu puesto. Empieza delegando las tareas rutinarias, aquellas tareas que toman mucho tiempo, que son repetitivas y por lo tanto fáciles de aprender. Al principio te parecerá que pierdes tiempo, pero lo recuperaras con creces a medio y largo plazo.

8. Abierto a los cambios.

Ten la mente abierta a los cambios, y piensa que siempre existen nuevas maneras de hacer el trabajo. En general, la rutina nos empuja a hacer el trabajo de la misma manera y, quizás, hay alguna forma más sencilla o rápida de hacerlo.

9. Revisa al final del día.

Unos diez minutos antes de terminar tu jornada, revisar las cosas que dejas pendientes para el día siguiente. Haz un listado de las tareas y ordenándolas por prioridades. Deja esta lista a mano para revisarla nada más arrancar el día siguiente.

10. Diez minutos del domingo para planificar la semana.

Estamos convencidos de que aunque no apetezca mucho el fin de semana pensar en el trabajo, perder diez minutos del último día a planificar la semana también te ayudara mucho.

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