El Cuadro de Mando Integral (CMI) se ha convertido en pieza fundamental del sistema estratégico de gestión de empresas.

Es una herramienta estratégica y puede ser utilizada para definir con mayor precisión los objetivos que conducen a la supervivencia y desarrollo de las organizaciones, permite alinear el rendimiento del negocio con la estrategia organizacional.

La información que aporta el CMI permite enfocar y alinear los equipos directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las estrategias de la organización.

El CMI proporciona cuatro perspectivas fundamentales, con el objetivo de agrupar la totalidad de puntos de vista bajo las que puede contemplarse la gestión de una empresa:

1. Financiera. Tiene como objetivo responder a las expectativas de los accionistas.
2. Cliente. Para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, garantizar la retención y atracción de clientes futuros.
3. Procesos Internos. Identificar los objetivos estratégicos que están relacionados con los procesos clave de la organización.
4. Aprendizaje y crecimiento. Pone el foco en el talento que tenemos en la empresa. El aprendizaje que proporciona a la organización poder contar con empleados suficientemente preparados, y los beneficios que se obtienen al desarrollarlos como personas y como profesionales.

La base fundamental del CMI consiste en expresar la estrategia empresarial en una configuración de indicadores (KPIs) con una integración de las cuatro perspectivas.

Para implantar un CMI cabe preguntarse si ¿está tu empresa preparada?, ¿conoces el momento más indicado para poner el proceso en marcha?, ¿sabes cómo hacerlo?, ¿necesitas razones para justificar el por qué?, ¿conoces las claves para definirlo?.

Para que el CMI aporte valor hay que tener clara la misión, visión y valores de la organización y llevar a cabo un completo análisis, tanto interno como externo, que aporte luz y permita reflexionar. Esta sería la primera acción que habría que llevar a cabo en la construcción del CMI, para poder así dibujar el escenario en el que se va a mover la compañía.

Podríamos seguir esta secuencia:

La segunda acción, sería la planificación y establecimiento de objetivos seguida de la recogida de información a través de un conjunto coherente de indicadores , por ejemplo, referentes al beneficio, valor añadido, clientes, datos operativos de los procesos de producción y servicio, capacidades del personal y gestión del conocimiento. Posteriormente, habrá que encontrar los factores claves de éxito de la organización, que son las directrices que nos guían a la hora de fijar objetivos, para identificar así cual es la propuesta de valor que nos diferencia y nos pone por delante de la competencia.

El siguiente paso sería establecer un diagrama causa-efecto entre los factores clave de éxito de la organización.  La relevancia de encontrar estas relaciones tiene mucho que ver con la viabilidad de la estrategia de la empresa. Las relaciones entre estos factores debe existir entre todas las perspectivas.

De ahí pasamos a la definición de la estrategia, que debe de ser condición suficiente para asegurar la supervivencia y desarrollo de la empresa.

Para optimizar el uso del CMI, es necesario saber diferenciar los distintos tipos de objetivos y tener la capacidad necesaria para coordinarlos, y  alinearlos con la estrategia de la empresa.

Una vez hecho esto, realizaríamos la selección de indicadores, agrupados en diferentes perspectivas de gestión, que como habíamos mencionado anteriormente eran finanzas, clientes, procesos internos y aprendizaje y crecimiento. Cabe decir, que son las mas utilizadas pero no suponen un modelo único.

Es aconsejable no superar los siete indicadores por cada una de las perspectivas y a la vez se considera correcto un número total aproximado de 25 indicadores. Todo esto para no confundir la estrategia y provocar una pérdida efectiva de los esfuerzos.

Para configurar el CMI, debe llevarse a cabo con el máximo rigor la conexión de los indicadores que hayamos establecido o seleccionado, con los principios corporativos.

Si observamos que hay principios corporativos que están vinculados a varios indicadores, significará que este objetivo o punto de la estrategia está suficientemente incluido en el CMI. De la misma forma, podremos detectar otros principios que estén débilmente  vinculados a los indicadores.

Otra de las fases en el desarrollo del CMI, es la de comunicación de los indicadores, para que todos los componentes de la empresa dispongan de una guía completa de actuación con directrices claras para el futuro. Es conveniente incluir un enfoque formativo sobre el CMI para transmitir conocimientos y establecer conductas. Es conveniente presentar los indicadores con un enfoque visual y complementarse con un plan de acción para poder alcanzarlo.

Hay tres piezas clave para automatizar el CMI y son la existencia de un patrocinador, la elección de la tecnología adecuada y la selección de un equipo altamente cualificado que aporten un valor añadido a los resultados y sirvan como apoyo en el proceso de implantación del CMI.

Desde el inicio debemos conseguir la involucración o respaldo de la alta dirección de la empresa. Si el equipo directivo no tiene claras las posibilidades de éxito de esta iniciativa, no merecerá la pena invertir tiempo y dinero en ella. Es importante destacar que el CMI no es una herramienta con fecha de caducidad, sino de aplicación continua y un uso continuado hará que se consolide como una herramienta aceptada por todos.

De todo el proceso de implantación del Cuadro de Mando Integral, hablamos en el Programa Superior en Control de Gestión de la Fundación Empresa Universidad de Alicante con expertos de Control de Gestión en el área de Business Intelligence.