La Gestión Presupuestaria se inscribe en la lógica de dotar a las organizaciones de aquellas herramientas que le sirvan para gestionar y anticipar la marcha del negocio. El presupuesto nos proporciona una excelente herramienta para la consecución de los resultados.

En el Programa Superior en Control de Gestión, de la Fundación Empresa Universidad de Alicante,  analizamos qué es y qué no es un presupuesto, qué función tiene, los elementos que forman parte, cómo se elabora, cómo podemos clasificarlos y las claves del presupuesto para la organización del siglo XXI.

Los presupuestos suponen una cuantificación de los ingresos y gastos futuros previstos con el fin de establecer objetivos con relación a los ingresos, gastos, activos, deudas… el presupuesto representa aquellas líneas maestras mediante las cuales se fijan las operaciones futuras, lo que posibilita el seguimiento de las acciones.

Consiste en el proceso de planificación de todos los flujos financieros que va a requerir la empresa durante un determinado período de tiempo. Este proceso exige realizar una distribución detallada de aquellos futuros recursos de los que va a disponer por proyectos, funciones, responsabilidad y periodo de tiempo. Un presupuesto implica acción y responsabilidad.

Los presupuestos se pueden clasificar en base a variables como según los elementos o componentes que lo integren, en función del área a la que afecte y en función de las técnicas que se hayan utilizado.  

Una pregunta que nos hacemos a la hora de elaborar un presupuesto es ¿qué nos dice el pasado para gestionar el futuro?, ¿puedo inferir en el futuro y gestionar tomando como base el pasado?  El pasado explica el futuro si nos encontramos en entornos maduros y estables. Sin embargo, en entornos dinámicos, predecir el futuro a través del pasado es muy difícil.

¿Podemos encontrar otras formas de gestionar mas apropiadas para entornos dinámicos? La respuesta es sí, si nos basamos en la Gestión presupuestaria estratégica.

Hacer un presupuesto debe suponer un compromiso por parte de la unidad de negocio, debe basarse en una coordinación operativa, contener un detalle operativo, ser autorizado, ser la base para comparar con la realidad, ser la base para medir y evaluar el rendimiento.

Dependiendo del estilo de la dirección imperante en la empresa el método utilizado para la elaboración del presupuesto podrá ser:

• Método descendente: Consiste en marcar los objetivos del presupuesto desde la dirección, que a su vez, fijará la líneas generales de organización y realización, siendo el estilo de dirección centralizada.
• Método ascendente: El presupuesto se basará en las previsiones realizadas por los responsables de los distintos centros de responsabilidad, siendo el estilo de dirección descentralizado.

El presupuesto se basará en el plan estratégico de la empresa y a partir de él se desarrollará el presupuesto mediante el método que sea más coherente con el estilo de dirección.

Durante la sesión, hicimos una clasificación de los presupuestos que podemos encontrar:

• Presupuesto de ventas. Es el punto de partida que desencadenará los presupuestos de cada una de las áreas de la empresa, por lo que este presupuesto marcará la pauta para el desarrollo del resto de presupuestos relacionados con la actividad de la empresa. Hay datos que demuestran que el 65% del tiempo se dedica a los presupuestos de ventas.

• Presupuesto de producción. Es crucial que exista la máxima coordinación entre éste y el de ventas con el fin de minimizar posibles desajustes. Dentro de este tipo de presupuesto encontramos también otros, como el presupuesto de materias primas, de gran utilidad en los departamentos de compras y para evitar excesos de materias primas; presupuesto de otros aprovisionamientos, es decir, de otros materiales que se incorporan al proceso de producción sin someterlos a transformación; presupuesto de mano de obra, para determinar la mano de obra productiva necesaria para desarrollar la producción prevista en el programa de producción, y verificar si el potencial de mano de obra disponible en la empresa es suficiente para cubrir dichas necesidades.

• Presupuesto de aprovisionamiento. Crucial para las empresas, para gestionar de forma eficaz los stocks y así mejorar las ventas y reducir el coste de almacenamiento de productos.

• Presupuesto de distribución.  Se suele separar del resto de gastos comerciales, suele depender de logística. Debe ser dinámico.

• Presupuesto de gastos de estructura. Son los mas peligrosos en la empresa y cabe preguntarse si aportan valor y su relación con otros gastos.

• Presupuesto de inversiones financieras. Cuando nos encontramos ante la existencia de diversos proyectos, para poder decidir cuál es la mejor inversión para la organización se debe realizar un proceso de decisión que se compone de dos partes: análisis y selección de inversiones, así como la importancia de los costes en los presupuestos.

Además de la elaboración y planning del presupuesto debe de haber un control y seguimiento del mismo para detectar si se producen desviaciones, siendo fundamental la existencia de cohesión y sinergia entre todos los presupuestos (ventas, producción, etc.), así como con la estrategia de la empresa.

Sin duda alguna, en un entorno cambiante e impredecible como el actual, la elaboración y el seguimiento de los presupuestos cobran mas importancia que nunca como herramientas eficientes al servicio de la estrategia corporativa.