Según Vicente Sabater, uno de nuestros profesores del módulo de habilidades directivas en el Máster en Dirección y Gestión de Empresas, la gestión del tiempo es pura lógica, ya que se trata de conocerse a uno mismo y saber cómo asignar las tareas en función de la energía que cada uno posee.

En palabras de Séneca, nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan y el que nos queda lo perdemos sin darnos cuenta.

Por ello, debemos desarrollar un plan eficaz del uso del tiempo que trate de alcanzar tres objetivos fundamentales:

• Uno cuantitativo, concreto e inmediato: recuperar, por ejemplo una hora diaria, de las que nosotros no decidimos como empleamos.
• Otro cualitativo, y menos concreto, pero mucho más importante: Ser más eficaz.
• Combatir el estrés.

El tiempo no se puede gestionar, pero sí que podemos gestionar el flujo de acontecimientos, actividades o sucesos creándonos un plan personal de uso eficaz del tiempo en cuatro fases:

1. Descubrir como funcionamos en relación al tiempo. Para ello analizaremos tres aspectos:
   • El propio recurso tiempo.
   • Nuestros hábitos.
   • El comportamiento de nuestro entorno.
2. Decidiremos que queremos conseguir, desde el plazo más largo, hasta el más coto, “mañana”, y estableceremos una correcta programación.
3. Nos defenderemos de nuestros ladrones de tiempo. Eliminaremos todo lo que perjudique nuestra eficacia.
4. Desarrollaremos nuestras capacidades personales y las de las personas que dependen de nosotros.

Para defendernos de los ladrones es importante identificar cuáles son nuestros verdaderos malversadores del tiempo porque la mayor parte de las veces creemos que son los típicos, y sin embargo, debemos darnos cuenta de que hay más y que permanecen ocultos:

• Hay dos tratamientos complementarios para acabar con ellos: evitarlos, en la medida de lo posible y limitar al mínimo el tiempo que nos ocupan.
• Son una parte de nuestro trabajo y no podemos eliminarlas, pero sí manejarlas mejor, utilizando una buena gestión.

Con el fin de gestionar mejor nuestro tiempo, tanto a nivel profesional como personal, Vicente nos presentó las leyes básicas respecto al tiempo y productividad:

Ley de Parkinson:

Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización.

Leyes de Murphy:

Nada es tan sencillo como parece al principio.

Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio.

Si algo puede ir mal, irá mal.

Principio de Pareto o Principio 20/80:

El 20 % del tiempo, nos genera el 80% de nuestros resultados, beneficios.

Otras leyes:

• El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos….
• Para una tarea corta siempre hay un minuto, para una larga nunca hay tiempo.
• Lo perfecto no resulta rentable.

Otro gran problema en la gestión y planificación de nuestro tiempo son las urgencias y las cosas importantes. Por ello es primordial saber diferenciar claramente qué es lo importante y qué lo urgente:

• Lo urgente, es lo que debe hacerse pronto, ni tan siquiera implica que se deba hacer.
• Lo importante, es que repercute de forma significativa en nuestros objetivos y en el largo plazo.

Y muchas veces lo importante no suele ser urgente y viceversa. Sin embargo, todos tendemos a atender preferentemente lo urgente, cuando podría esperar. Así que analiza de manera detallada la relación urgencia/importancia para ver en qué situación te encuentras:

• Lo primordial (importante y no urgente):

Debe recibir atención de forma prioritaria. Son actividades proactivas que implican visión a largo plazo. Si se abandonan parece no pasar nada pero corremos el riesgo de que se convierta en una crisis…y cuesten más.

• Lo repentino (urgente y no importante):

No debería recibir atención de modo prioritario pero la recibe porque es urgente. Son actividades reactivas y se les dedica más de la mitad de la jornada, puesto que tranquilizan la conciencia. Si se abandonan probablemente no pase nada. Son la causa del mal uso del tiempo.

• Crisis (importante y urgente):

Son asuntos importantes que no recibieron atención a tiempo. Son un peligro, pero a veces las forzamos nosotros mismos al dejar lo importante para el final. Existe la tendencia a convertirse en “apagafuegos” y hacerse adictivo a la adrenalina. De hecho, a veces se ve bien la capacidad de responder a estas circunstancias.

• Minucias (no importante y no urgente):

No son importantes ni urgentes, pero llevan mucho tiempo (hasta el 40%): visitas a la máquina de café, charlas innecesarias, reuniones inacabables, perfeccionismo, etc. Hay que resolverlas rápidamente, eludirlas o delegarlas.

Para poder hacer frente a todo ello de la mejor manera posible, hay que planificar o programar en el día a día sólo el 60 % del tiempo, el resto debemos dejarlo para imprevisto. Y sería muy positivo que esta planificación se realizase por escrito (ya que tiene un efecto de auto-motivación para el trabajo) y al comenzar el día o la noche anterior.

Ahora reflexiona sobre la gestión de tu tiempo:

• ¿Con qué inteligencia administras tu tiempo?
• ¿Estas satisfecho con tul nivel de eficacia en el trabajo?
• ¿Estas satisfecho con tu nivel de eficiencia?
• ¿Te ven los demás como una persona productiva?
• ¿Con qué problemas te encuentras para poder ofrecer un mayor rendimiento?
• ¿Cómo te programas el día?
• ¿Cumples con la planificación?
• ¿Utilizas algún modelo de Gestión del Tiempo?