En nuestro trabajo, sobre todo si formamos parte de un equipo, existen las reuniones. Estos momentos, tan necesarios para la correcta organización de nuestros grupos de trabajo, pueden convertirse en un pozo contra la productividad, donde perdemos tiempo y que acaban no sirviendo para nada. Suele ocurrir que las reuniones empiecen con retraso, que los asistentes interrumpan, que no estén lo suficientemente preparados… lo que nos lleva a no adoptar los acuerdos oportunos.

Es fundamental organizar nuestras reuniones para aprovechar al máximo el tiempo que dedicamos a las mismas y que éstas sirvan de ayuda a la empresa, aportando valor y generando resultados beneficiosos, convirtiéndolas en reuniones eficaces.

Algunas pautas sencillas que pueden significar el éxito en las reuniones del equipo son:

1. Regularidad.

Las reuniones han de ser regulares, a ser posible que se lleven a cabo el mismo día de la semana y a la misma hora. De esta forma, cada miembro del equipo contará con que debe dedicar ese tiempo a una reunión y lo tendrá en cuenta en su planificación de tareas.

2. Horario y asistentes establecidos previamente.

Definir la hora de inicio y final de la reunión y cumplir lo establecido. La reunión no debe durar más de 2 horas ininterrumpidas. Si van a intervenir varias partes o la reunión va a tratar de varios puntos importantes, definiremos el tiempo para cada una de estas intervenciones o partes, con el fin de que ninguna se quede sin tiempo. El horario ha de ser conocido por todos los miembros que van a participar con  suficiente anterioridad.

Los participantes también han de saberlo con tiempo. Si algún participante no ha de estar en todas las partes de la reunión también lo indicaremos para que pueda retirarse a una determinada hora.

Debemos plantearnos que también podemos establecer reuniones a distancia. 

3. Director de la reunión.

Un responsable conducirá la reunión estableciendo tiempos y temas a tratar . Este director o responsable de la reunión asumirá entre sus funciones las de clarificar, controlar, dinamizar y establecer un clima adecuado.

4. Orden del día definido.

La reunión dispondrá de un orden del día definido, con sus tiempos establecidos y conocido por todos los participantes antes de la reunión.

5. Preparación previa de la reunión. 

Cada participante deberá preparar su parte de reunión, adecuando los materiales al tiempo de que disponga y teniendo a la mano todo lo necesario en el momento de su participación. Gracias a que conocemos el orden del día podemos preparar lo que vamos a necesitar, aprovechando el tiempo y ajustándonos a lo que hemos de comunicar.

6. Elaboración de un acta. 

El acta incluirá la fecha en que se ha realizado la reunión así como los asistentes a la misma, las tareas que se desprenden de la reunión y los acuerdos asumidos en la misma. Un posible modelo de acta podría incluir las columnas persona (quién llevará a cabo la tarea), tarea (descripción de lo que debemos llevar a cabo según lo establecido en la reunión) y fecha (cuándo deberá haberse cumplido dicha tarea).

7. Evaluación del trabajo del equipo.

En muchas ocasiones una vez realizada la reunión, elaborada y enviada el acta, olvidamos lo que se ha establecido en la misma. Se deben cuidar los plazos y tareas plasmados en el acta. El director de la reunión deberá llevar a cabo un seguimiento para confirmar el cumplimiento de lo concluido en la reunión.

8. Respeto y participación.

Estos dos aspectos se deben potenciar en toda reunión. Debemos respetar todas las intervenciones y valorarlas, de esta forma conseguiremos maximizar la participación de cada uno de los miembros que forman nuestro equipo.

Puede que nos resulte difícil cumplir con todas estas pautas perfectamente desde la primera reunión, pero es importante que lo vayamos perfeccionando poco a poco ya que supondrá una optimización del tiempo invertido en las mismas.

¿Alguna vez has sentido que pierdes el tiempo en una reunión? ¿Quieres empezar a aprovecharlo al máximo?

Francisco Soriano Cano es el Director General de Régimen Económico de la Consellería de Sanidad. Generalitat Valenciana.

Profesor del Máster en Dirección y Gestión de Recursos Humanos.