La planificación de plantillas en España ha funcionado con un éxito bastante escaso, sobre todo en los años 70, 80. A partir de los 90 ha habido un cambio importante debido básicamente a cinco factores:

• Estado evolutivo de la empresa: la industrialización en España ha sido lenta si la comparamos con Estados Unidos y Reino Unido (donde se inició la revolución industrial), debido al periodo de autarquía que tuvimos durante mucho años.
• Tamaño reducido de las empresas: El 90% aproximadamente son PYMES con un porcentaje altísimo de autónomos.
• Cultura de improvisación: Al no planificar las empresas se pueden encontrar con sorpresas que se podrían haber solventado.
• Proteccionismo muy alto de las relaciones laborales: En una empresa despedir a un empleado es bastante dramático y tiene unos costes sociales muy elevados. Aunque se ha flexibilizado algo el despido es un tema cultural, el ejemplo contrario lo tenemos en Estados Unidos con un sistema sin ninguna protección y pleno empleo.
• No participación de los RRHH en el Comité de Dirección: Para poder anticiparte se necesita conocer lo que pasa en la compañía y preocuparse por lo que está pasando en el entorno. Si el área de RRHH no está recibiendo la información directa de hacia dónde va la empresa no pueden planificar las decisiones tomadas por el Comité. Por suerte, esta tendencia ha cambiado mucho en los últimos años.

Cuando hablamos de planificación de plantillas, tenemos métodos cuantitativos y cualitativos. Aunque hay muchísimos, Jorge destacó dos de ellos: la proyección de tendencias y las medias móviles. Consiste en sacar una media de los últimos periodos (años o meses dependiendo del sector) y se proyecta a futuro. Por ejemplo, teniendo un parámetro como puede ser el tiempo y el número de empelados (que se han tenido en un tiempo determinado) y por otro lado un criterio de productividad se proyecta a futuro. Esto lo hacen así casi todas las empresas y consultoras grandes. Pero como todo, tiene sus ventajas e inconvenientes:

• La ventajas de estos de métodos son su simplicidad, el acceso a los datos y es bastante fácil de preparar para cualquier Director de Recursos Humanos.
• Los inconvenientes es que se parte de datos pasados por lo que hay que aplicar coeficientes correctores en función de los cambios que se estén incorporando a la empresa y que siempre son estimaciones.

Hoy en día las empresas cuentan también con herramientas informáticas (módulos en programas CRM) que a través de Machine Learning planifican y calculan la plantilla que la empresa va a necesitar en función de su actividad e incluso recogiendo datos del mercado/sector a través de Big Data. Estas herramientas utilizan tanto los datos históricos como métodos predictivos del mercado, por eso cuanto más se trabaje con ella, se afinen y se ajusten los datos más fiable será. Estas herramientas son métodos predictivos que dan como resultado una sensibilidad que ayudan a planificar mejor las plantillas.

Para saber si nuestra empresa está bien dimensionada podemos analizar los siguientes ratios:

• Productividad:

Según la Agencia Europea de Productividad (EPA) la productividad es el grado de utilización efectiva de cada elemento de producción. Se basa en la mejora constante de lo que ya existe (Lean Manufacturing), en la convicción de que uno puede hacer las cosas mejor hoy que ayer, y mejor mañana que hoy.

Índice de productividad = Producción/Consumo

• Rotación:

Relación porcentual de la fluctuación de trabajadores que entran y salen de una organización en relación al promedio de trabajadores, durante un período determinado.

Las rotaciones siempre generan incremento de costes para la empresa (reclutamiento, selección, formación…) a la vez que reduce su productividad.

• Absentismo:

Es toda ausencia de un empleado de su puesto de trabajo, en horas que correspondan a un día laborable, dentro de la jornada legal de trabajo.

El absentismo tiene implicaciones tanto en los costes directos (gastos salariales, productividad y competitividad) como en los indirectos (nivel de satisfacción de los empleados, calidad del servicio e imagen de la organización).

Esta noticia es un resumen de la sesión impartida por Jorge Javier Couto Rivas, Asesor del Consejo y Director Ejecutivo de GS Autobat (Silvestre), en el Máster en Dirección y Gestión de Recursos Humanos de la Universidad de Alicante.

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