Se conoce como Business Intelligence (BI) al conjunto de metodologías, herramientas y tecnologías que permiten recopilar, depurar y transformar los datos en información. Gracias a lo cuál que podemos dedicar nuestro tiempo a tareas más útiles y productivas, centrándonos en el análisis de la información obtenida pero, sobre todo, en la toma de decisiones estratégicas para la empresa a partir de la citada información.

Con la aplicación de Business Intelligence somos capaces de agilizar considerablemente la toma de decisiones en la empresa, tanto a nivel operativo como estratégico y desde una doble vertiente: interna y externa. Esto, sin lugar a dudas, puede ser el origen de la obtención de una ventaja competitiva.

Herramientas de Business Intelligence.

• Power Query, tecnología de conexión de datos que permite descubrir, conectar, combinar y refinar los orígenes de éstos para poder analizarlos con mayor precisión y profundidad.
• Power Pivot es un tecnología de modelado de datos que permite crear modelos, establecer relaciones y crear cálculos. Se puede trabajar con conjuntos de datos de gran tamaño, establecer amplias relaciones y crear cálculos tanto simples como complejos.
• Power View es la tecnología de visualización de datos que permite crear gráficos usuales e interactivos, mapas y otros elementos visuales que dinamizan sus datos.

Definiciones de las herramientas extraídas de: www.microsoft.com/es-es/

Utilidades del Business Intelligence.

• Conectar con BBDD o fuentes externas.
• “Limpiar” los datos para poder trabajar con ellos: eliminar columnas y/o filas, registros duplicados, etc.
• Modificar los datos: separarlos o unificarlos en columnas, reemplazar valores, modificar el formato de los datos, columnas calculadas, columnas personalizadas, agrupar datos por atributos.
• Pivotear de columnas a filas.
• Utilizar condicionales: IF, THEN, ELSE
• Utilizar fórmulas de búsqueda.
• Combinar múltiples archivos a la vez.
• Anexar varios archivos.
• Trabajar con Tablas Dinámicas: personalización de las Tablas dinámicas (nociones básicas), conexión de Power Query / ficheros externos a Tablas Dinámicas.
• Trabajar con Gráficos Dinámicos: personalización de éstos (nociones básicas), utilización de DESREF() + CONTARA() para Gráficos Dinámicos y diseño tanto de gráficos dinámicos e interactivos como de reportes.
• Modelar datos.
• Relacionar varios archivos.
• Visualizar los datos en Tablas Dinámicas.

Aplicaciones prácticas de Business Intelligence.

• Captación de clientes: gracias al poder disponer rápidamente de informes actualizados de la situación de potenciales clientes.
• Fidelización de clientes: gracias a la posibilidad de crear, actualizar y disponer de gráficos acerca de la evolución de la relación de estos con la empresa en relación a estado de pedidos, posibles incidencias, motivos de las mismas…
• Detección de desviaciones presupuestarias, pudiendo ser éstas subsanadas a tiempo y sin mayor repercusión.
• Mejora en la gestión de la facturación de la organización. Pudiendo observar fácilmente información acerca de facturas impagadas, en curso o pendientes de emisión. Con lo que podemos obtener datos de ingresos previsibles, posibles situaciones de falta de disponible en caja, etcétera.
• Optimización de los niveles de stock. Pudiendo contar, en todo momento, con informes actualizados y digitalizados de la situación del estocaje por productos. Así como conocer la evolución de ventas para evitar roturas de stock, mermas y pérdidas de productos en cada período.
• Control del absentismo. Manteniendo una Base de Datos actualizada, podemos obtener, de manera rápida y sencilla, reportes relativos a la evolución del absentismo por períodos, trabajadores, departamentos, centros de trabajo… Gracias a lo que se pueden detectar motivos que hayan propiciado un incremento en los niveles de absentismo propiciado por un mal liderazgo, falta de motivación, problemas de PRL, etcétera.
• Agilidad en la Gestión de la formación. Facilitando el control del desarrollo de las diferentes acciones formativas o cursos necesarios, como los relacionados con PRL, para asegurar que siempre cumplimos tanto con las directrices internas como con la normativa vigente.

Todo esto es tan solo un breve resumen de lo que hemos aprendido, por medio de ejemplos totalmente prácticos, con Cecília Karina Castañeda Rodríguez, Executive Assistant en Babcock España durante la 2ª edición del Programa Executive de Business Intelligence en Excel: Power Query de El Club de las Buenas Decisiones y Fundeun que tuvo lugar en la Universidad de Alicante durante el pasado mes de noviembre.

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