El término compliance de eminente calado legal, cada día cobra mayor importancia por la necesidad creciente de las empresas de proteger su core de negocio. Las políticas de compliance o lo que en español sería el cumplimiento normativo son procedimientos declarados adecuados y suficientes para garantizar a la empresa (incluidos todos sus agentes vinculados) que se cumple con el marco normativo aplicable. En las políticas de compliance no sólo se consideran las normas legales (leyes), sino que también se incluyen políticas internas y compromisos con trabajadores, clientes, proveedores y terceros.

Por cuanto que las políticas de compliance afectan directamente a los colaboradores de la compañía y a todos aquellos terceros con los que éstos interactúan, es fundamental que el departamento de RRHH conjugue esfuerzos con los responsables legales de tal forma que se garantice la efectividad de estas políticas.

Uno de los primeros trabajos donde la sinergia entre RRHH y Legal se hace patente es en la elaboración de documentos que se utilizan tanto en la incorporación de un nuevo trabajador  como en los que facilitan su salida. En este caso me centraré en el primero, comúnmente llamado welcome pack.

El manual de bienvenida o welcome pack está compuesto de documentación importante sobre la compañía que se facilita a las nuevas incorporaciones, es por esto que debería estar perfectamente calibrado para trasladar los mensajes oportunos desde el punto de vista del compliance. Si esto se lleva a cabo, el manual de bienvenida constituye una potente herramienta para generar y mantener la cultura corporativa de cumplimiento. Según Alain Casanovas, Socio de KPMG y autor del artículo La adecuación del Welcome Pack, para realizar un manual de bienvenida efectivo y vinculante se han de considerar los siguientes aspectos:

• Dotarlo de contenido adecuado y aplicarlo de forma consistente: es importante mantener el carácter sobrio y relevante de la información que se plasma en el welcome pack. Por tanto, sólo se incluirán en este manual aquellos documentos relevantes, susceptibles incluso de condicionar la percepción del empleado respecto de su entorno de trabajo. El Código Ético será un documento fundamental en este manual.
• Entregar la documentación en el momento adecuado: el objetivo del welcome pack es facilitar el acceso rápido a información crítica sobre la empresa y procedimientos de actuación. Así mismo, en el marco del compliance el Código Ético y otras políticas suelen formar parte de este manual, y por cuanto que este documento suele determinar tanto derechos como obligaciones de los empleados, lo razonable es facilitarlos antes de que se formalice la relación laboral. Error en el que incurren multitud de compañías entregando este documento el mismo día incluso que firma el contrato el nuevo colaborador. Además de evitar incurrir en una negligencia legal, facilitar el manual de bienvenida tiempo antes de la incorporación del nuevo empleado, mejora el employer branding de la compañía ya que cada vez son más los candidatos que quieren conocer los valores de las empresas donde postulan evitando así incorporar a personal no alineador con los principios de cada empresa.
• Trazar la entrega y aceptación de los contenidos del welcome pack: por cuanto que los documentos del manual de bienvenida pueden llegar a ser desencadenantes de efectos jurídicos, es importante documentar su entrega de tal forma que se genere una aceptación legalmente vinculante del documento. En este sentido es importante transmitir con antelación suficiente el documento y confirmar periódicamente el compromiso con el mismo.
• Realizar una formación de inducción: donde se facilite la comprensión de los documentos integrados en el manual y donde se justifiquen los procedimientos según los valores y cultura corporativa.
• Revisar el welcome pack periódicamente: como todos los documentos en la legislación, el manual de bienvenida es un documento vivo que ha de amoldarse a la realidad cambiante por el que la empresa pasa en cada momento y además adaptándose a la realidad geográfica donde se practica.

Desde la perspectiva jurídica o legal queda clara la importancia de la creación de un buen welcome pack así como de su correcta distribución. Pero en ningún momento se debe perder la perspectiva humana de una nueva incorporación, es decir, que no se ha de perder de vista que es una herramienta fundamental y muy eficaz de employer branding que permite entender la cultura de la empresa a los recién llegados, así como conocer profundamente los valores y funcionamiento de equipos. Por tanto, hacer un documento legalista pero inerte, supone fracasar en una eficaz estrategia de employer branding. Las claves para dar vida a estos documentos dependerán de cada compañía, pero aquí se proponen algunas:

• Se debe acompañar con material para la realización del trabajo diario de la persona.
• Entregar material de merchandising corporativo.
• Facilitar los protocolos y procesos establecidos para el correcto funcionamiento del entorno de trabajo (solicitud de salas, trabajo en remoto, como usar fotocopiadora…)
• Es bueno incluir información de los compañeros (fotos, pequeñas biografías, organigramas…).
• Asignar un mentor que acompañe a la nueva incorporación durante los primeros días o meses para solventar sus dudas.

Con todo ello, es decir, aunando la perspectiva legal y la perspectiva más soft, no sólo nos aseguraremos de la correcta aceptación de los términos de trabajo y nuestro código ético, sino que también ganaremos en:

• Velocidad puesta en marcha del nuevo colaborador.
• Reducción del estrés provocado por el cambio.
• Reducir la rotación de personal gracias al sentimiento de pertenencia provocado.
• Ahorrar en tiempo de formación del nuevo empleado al resto de los compañeros y viceversa.
• Satisfacción laboral ya que despertamos en el nuevo empleado actitudes y expectativas positivas.

Josué Roca es un entusiasta del desarrollo de las personas en las organizaciones y  trabaja como técnico de selección IT y Desarrollo en DEYDE Calidad de Datos. Josué fue alumno del Máster en Dirección y Gestión de Recursos Humanos en la edición 2015 – 2016.