protocolo familiar archivos - Formación para Empresarios, Managers y Directivos

En la sesión en la que se realizó el Encuentro de la Empresa Familiar pudimos aprender, de la mano de Marta Máñez de Cuatrecasas, sobre este tipo de empresa y una herramienta muy útil para la misma, el protocolo familiar.

No existe un concepto jurídico de empresa familiar que, según el Real Decreto 171/2007, se define como aquellas sociedades en las que la propiedad o el poder de decisión pertenecen, total o parcialmente, a un grupo de personas que son parientes consanguíneos o afines entre sí.

En la empresa familiar siempre hay diferentes ámbitos o grupos de interés que intervienen y lo hacen de diferente forma en la empresa. Hablamos de la familia, la propiedad y la empresa.

La familia se ve representada en el Consejo y la Asamblea familiar, la propiedad lo hace en la Junta General de Accionistas y Socios y la empresa en la Dirección. Y todos estos organismos se encuentran integrados, a su vez, en el Consejo de Administración.

Con el fin de preservar la continuidad de la empresa familiar y ayudar en su desarrollo nace el protocolo familiar que se refiere a un conjunto de normas y principios que regulan las relaciones profesionales y económicas entre la Familia y la Empresa.

El protocolo familiar es importante para la familia y para la empresa puesto que regula situaciones ante las cuales se puede generar un conflicto, favoreciendo el diálogo familiar.

El protocolo determina cual es el acuerdo familiar que todos los miembros de la familia tienen que respetar, estableciendo el marco a través de cual se gestionan estos intereses. Nos resulta muy útil porque regula muchas situaciones, pero también lo hace con marcos de actuación para resolver cualquier situación que no se encuentre regulada directamente, lo que supone menos enfrentamientos y más diálogo.

Entre los aspectos que se regulan en el protocolo familiar encontramos, por ejemplo:

Este proceso hemos de realizarlo de forma previa a que aparezcan los conflictos ya que será una ayuda para la correcta resolución de los mismos.

La familia es quien decide la naturaleza y el alcance del protocolo pero es aconsejable que se realice con asesoramiento externo de personas especialistas en este tema, y que se haga personalizado y concreto para la realidad de cada empresa.

Partiendo de la inexistencia de un concepto jurídico de Empresa Familiar, podríamos hablar de situaciones en la que una o más familias tienen una participación importante en la empresa, normalmente en forma societaria. La familia ejerce un control sobre la empresa y esta existencia tiene una vocación de continuidad y permanencia.

Debemos distinguir, en inicio y porque es una aclaración fundamental para entender el funcionamiento de las empresas familiares, tres sistemas que interactúan en este tipo de organizaciones: la familia, la propiedad y la empresa.

Las estructuras de estos tres sistemas son distintas y se ven representadas en los Consejos y asambleas familiares (familia), Junta general de accionistas o socios (propiedad) y Dirección (empresa).

Los diferentes sistemas, el diseño y la interacción entre ellos, son de vital importancia en la empresa familiar, que va asumiendo riesgos crecientes porque cada vez va aumentando el número de familiares vinculados a la misma y se vuelve crítico disponer de una buena organización y diseño de los diferentes sistemas que van a garantizar la permanencia de la misma.

¿Qué es el protocolo familiar y por qué es necesario?

El protocolo familiar es un conjunto de normas y principios que regulan las relaciones profesionales y económicas entre la Familia y la Empresa, cuyo objetivo es preservar la continuidad de la Empresa Familiar y ayudar a su desarrollo.

El protocolo familiar se torna necesario para evitar posibles conflictos, establecer normas y acuerdos, estableciendo pautas de conducta generales y valores que han de tenerse en cuenta en los diferentes procesos y toma de decisiones, ahora y en el futuro. Es, sin duda, un documento importante que, para ser realmente válido, ha de realizarse a medida de cada caso. De poco nos sirve un documento estándar, debemos personalizarlo y adecuarlo a cada organización, además de realizarlo de forma consensuada y bien estudiada por los miembros de la familia.

Es siempre una alternativa rentable porque nos ayudará a gestionar y solucionar conflictos que podrían salir mucho más caros en el futuro.

Cobra vital importancia en relación a familiares políticos porque nos ayudará a sentar las bases de su participación y en qué condiciones. Al objetivar el protocolo determinadas decisiones sobre cuestiones críticas se evitan tensiones familiares.

En definitiva, disponer de un protocolo familiar no nos asegura el éxito pero nos aporta un lugar donde dialogar de posibles decisiones futuras, sentando las bases de estas, evitando la desmembración de la empresa y contribuyendo a la profesionalización de la misma.

Fases del Protocolo familiar

Como fases orientativas sujetas a cambios dada la personalización de dicho protocolo para organización, podríamos hablar con carácter general de las siguientes fases:

Fase 9: Actuaciones derivadas del protocolo: cambios estatutos, política retribución, capítulos matrimoniales, testamentos…

¿Qué se puede regular en un Protocolo Familiar?

Algunos de los aspectos más comunes que suelen regularse en el documento de protocolo familiar son los siguientes:

A quién afecta este documento y la naturaleza del mismo. Incluye el desarrollo jurídico complementario que pueda existir.

Definición de esos distintos sistemas que comentábamos al inicio de este artículo, con sus órganos de gobierno correspondientes. ¿Cómo interactúan entre ellos? ¿Qué normas debemos seguir?

Definir en qué condiciones van a formarse los miembros de la familia, criterios mínimos de formación, cómo van a trabajar en la empresa, qué puestos pueden ocupar, si han de trabajar fuera antes, etc.

Condiciones económicas que permitirán trabajar este ámbito con transparencia, armonía y lealtad.

Definir la parte relacionada con la responsabilidad social corporativa, así como los principios generales que regirán la empresa.

Cualquier instrucción que nos ayude a interpretar el protocolo y desarrollarlo, saber cómo se realizarán modificaciones, interpretaciones o derogaciones.

Como hemos comentado, no quiere decir que el protocolo sea una herramienta mágica que solucione todos los problemas en la empresa familiar pero si se realiza bien, adaptado a las necesidades reales de la organización, es un espacio para el diálogo familiar en el que se traten posibles problemáticas y se llegue a acuerdos que faciliten la toma de decisiones futuras y eviten el conflicto. Es una pena que organizaciones que funcionan bien acaben desapareciendo por controversias que tienen poco que ver con la empresa y mucho con la familia.

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Si partimos de que un 90 % de las empresas a nivel nacional se consideran empresas familiares y un 91 % en la Comunidad Valenciana, tenemos un punto a valorar de forma muy importante y a tener en cuenta, viendo las posibles dificultades a las que este tipo de empresas se enfrentan y previendo cómo resolverlas de la mejor forma posible.

En primer lugar diremos que podemos establecer un protocolo no vinculante que no es más que una declaración de intenciones, aunque no es lo más recomendable.

Este protocolo va a depender de la naturaleza que los firmantes le den. Dicha naturaleza se incluye en el contenido que regula. Es importante porque hay determinadas cuestiones que si no las determinas en el protocolo familiar no se regulan de otra forma, la ley no las contempla. Y luego esto puede traer problemas a la hora de decidir o de tomar pautas en la empresa familiar.

Por mucho que pensemos a la hora del protocolo en la parte de la sucesión, éste nos puede ayudar a resolver muchas otras cuestiones que puedan surgir en el día a día o en decisiones importantes de la empresa.

Como definición del Protocolo Familiar diremos que es un conjunto de normas y principios que regulan las relaciones profesionales y económicas entre la Familia y la Empresa, cuyo objetivo es preservar la continuidad de la Empresa Familiar y ayudar a su desarrollo.

El protocolo incluye y tiene en cuenta tres sistemas que interactúan entre ellos como son la FAMILIA, la PROPIEDAD y la EMPRESA.

¿Por qué es necesario el protocolo familiar?

El Protocolo Familiar es una herramienta muy útil que, aunque no asegura el éxito, contribuye a crear la estructura necesaria para conseguirlo y, sobre todo, evitar problemas o cuestiones en el futuro.

Favorece el diálogo familiar porque ha de crearse específicamente para cada organización y son los propios implicados quienes han de conversar y ponerse de acuerdo para crearlo.

Evita la desmembración de la Empresa Familiar ya que las decisiones se han consensuado y son conocidas por todas las partes.

Favorece la adopción de criterios sobre el acceso al trabajo en la Empresa de miembros de la familia, contribuyendo a evitar problemas y resentimientos entre sus miembros.

Contribuye a la profesionalización de los órganos de gestión de la Empresa Familiar.

Necesita ser completado con otros documentos jurídicos para que tenga eficacia jurídica plena.

El Protocolo se ha de realizar de forma única y consensuada para cada organización. Existen una serie de fases pero en cada caso la duración puede ser distinta. Se recomienda que, para su desarrollo, se busque el apoyo de un abogado con conocimientos mercantiles. El protocolo es importante pero también lo es el proceso que hace que la familia llegue a ese documento final porque por el camino han establecido diálogo, han negociado, se han comunicado…

¿Qué podemos regular?

Sin entrar en detalle nombraremos algunos de los apartados que se pueden regular dentro del Protocolo Familiar como son su naturaleza y alcance, gobierno y dirección, trabajo y formación, derechos económicos, conducta familiar, compromiso social o cláusulas de orden.

El Protocolo Familiar no es una varita mágica pero es un instrumento útil para definir y tratar temas que, de otra forma, pueden causar muchos quebraderos de cabeza a las familias en el futuro. Es un documento que debemos conocer y valorar y, por supuesto, asesorarnos bien a la hora de realizarlo.

En la mesa redonda de Empresa Familiar que realizamos este año dentro del marco del Máster en Dirección y Gestión de Empresas de la Universidad de Alicante contamos con la presencia como moderador de Juan José Castón, Presidente Empresa familiar de Alicante, entidad que une a 120 empresas de nuestra provincia.

Como participantes de la mesa redonda pudimos disfrutar de la experiencia de Vicente Berbegal, Presidente y fundador de Actiu; Esperanza Navarro, Directora de Recursos Humanos y Responsabilidad Corporativa de Giossepo; Guillermo Payá, CEO en Grupo ASV; Juan Oltra, Director General del Gran Hotel Sol y Mar y Francisco Picó y Marta Máñez del despacho de abogados Cuatrecasas.

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“Si tienes una inquietud es fácil ser empresario”. Vicente Berbegal.

Vicente Berbegal. Presidente y fundador de Actiu. Vicente ha recibido el premio al empresario europeo del año, siendo el primer español en recibir este reconocimiento.

La empresa Actiu, que fue fundada por Vicente en Castalla cuando éste contaba con 20 años se encuentra actualmente en la segunda generación con la participación de sus 4 hijas en la empresa.

Cuando creó la empresa no la pensó como familiar, tenía 20 años y no tenía familia aunque se ha tornado de esta característica, con sus ventajas y dificultades. Si hablamos del protocolo familiar en este caso, lo están haciendo sus hijas actualmente.

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“El tema del protocolo puede ser tabú en la empresa porque no se quiere hablar de sucesión”. Esperanza Navarro.

Esperanza Navarro es Directora de Recursos Humanos y Responsabilidad Corporativa de Giossepo, una empresa con 27 años de historia que fue fundada por sus padres y su hermano mayor.

Todos los hermanos son socios aunque los padres conservan la mayoría accionarial.

En su caso disponen de 2 protocolos familiares creados en 2003 con revisión realizada en 2011.

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“Es necesario respeto, generosidad y humildad a la hora de sentarse a realizar el protocolo familiar”. Guillermo Payá.

Guillermo Payá, CEO de Grupo ASV.

Grupo ASV nace en los 60 de la mano de su padre. En los 80 empiezan en la línea funeraria, saltando en 2003 a compañía aseguradora, expandiéndose a Alemania y Colombia. .

«Hay que actualizar y adaptar el protocolo, no basta con hacerlo. La familia evoluciona y el protocolo ha de hacerlo a la par». Juan Oltra.

Juan Oltra. Director General Gran Hotel Sol y Mar, empresa que comenzó con su padre aunque no fue directamente con hoteles.

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«Hay una evolución en los negocios. La empresa puede que no nazca familiar, pero acabe siendo familiar. La empresa pasa por distintos estadios y evoluciona». Marta Máñez.

«En la actualidad el foco está muy puesto en el trabajo. No se enseña a ser socio y eso lo vas a ser siempre». Francisco Picó.

Con todos estos ponentes de lujo reflexionamos sobre muchos temas, de los que pudimos obtener algunas ideas y conclusiones sobre la empresa familiar:

Es una experiencia maravillosa poder compartir tu vida de adulto con tu familia en la empresa. Sin duda, puede ser complicado, pero es una gran experiencia de vida y una fuente de felicidad.
En este tipo de empresas coexisten muchas debilidades y fortalezas.
No se trata de un tipo de empresa residual, al contrario, el tejido empresarial es familiar mayoritariamente.
Uno de los momentos críticos es el de la sucesión. Sólo entre un 2% y 3% llegan a la 4ª generación.
La sucesión puede traer problemas cuando la empresa se vive de forma muy personal por el fundador. En la sucesión es importante transmitir a tus hijos lo que esperas.
En una empresa familiar uno se siente más próximo y comprometido. Estas empresas tienen muchos valores.
La propiedad ha de estar muy clara, muchas veces nos centramos en trabajo y olvidamos esta parte, así se evitan muchos problemas. ¿Dónde está el tema en ser directiva o propietaria?
La propiedad es distinta de la gestión.
Siempre está presente el debate de la profesionalización vs familia, consejeros externos… confianza, profesionalidad, resultados, etc.
Sin duda, la formación de las generaciones venideras es fundamental.
La familia es la familia y la empresa es la empresa. Es difícil y exige un gran compromiso por parte de tod@s para llegar a un buen puerto y a una continuidad.

La mesa redonda a la que pudimos asistir y que se realizó en las instalaciones del Grupo ASV fue totalmente enriquecedora y aportó muchas ideas interesantes que pudimos escuchar de la propia voz de personas que trabajan día a día en la empresa familiar y se enfrentan a las dificultades y también alegrías que esto conlleva. Esta sesión, junto a la reflexión sobre el protocolo familiar por parte de Marta Máñez de Cuatrocasas, nos permitió entender y atender a las decisiones importantes en la empresa familiar y a los puntos que podrán facilitar un momento tan crítico como la sucesión y la continuidad de nuestras organizaciones, hasta un 89%, familiares.

En España hay un gran número de empresas que son familiares.

Gestionar empresa y familia es complejo porque la forma de actuar en ambas situaciones es muy distinta, llegando a encontrar por el camino una paradoja que va a ser difícil de resolver si no la tenemos en cuenta de forma previa a través de una serie de normas.

Y la paradoja viene dada porque en la empresa se valoran principalmente los resultados económicos, las relaciones son contractuales y hay una fuerte tendencia al cambio siempre que este nos supongan mejores resultados, valorando la competitividad y los objetivos cumplidos. Sin embargo, cuando analizamos la empresa nos encontramos con más relaciones de tipo personal, basadas en el afecto, la seguridad, la igualdad o el apoyo y con una fuerte resistencia al cambio. Gestionar ambos sistemas de forma simultánea puede traer complicaciones que deberemos estar preparados para afrontar.

Algunas reglas como las siguientes podrán ayudarnos:

Tratar a la empresa como empresa y a la familia como familia.

Sería la primera y más importante recomendación aunque también la más compleja de llevar a cabo, cuando los dos ámbitos se entrecruzan.

Anticiparse.

Anticiparnos nos ayudará a evitar las sorpresas ya que lo inesperado es nuestro enemigo. Deberemos promover una visión de largo plazo tanto en la empresa como en la familia teniendo en cuenta, por ejemplo, cómo evolucionará nuestro árbol genealógico ya que esto influirá en la empresa en el futuro. Deberemos evitar, además, la creación de jaulas de oro y dar mecanismos a los accionistas para salir si así lo desean.

Disponer de estructuras para casi todo.

Deberemos prever diferentes situaciones y promover respuestas y soluciones para estas. Se pueden crear estructuras más firmes a través de los protocolos familiares.

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Buscar el equilibrio entre el tamaño de la empresa y el de la familia.

El tamaño que tiene la empresa y la familia van a influir en la forma de gestionar la situación. Habremos de analizar y estar preparados para tomar decisiones y establecer las reglas que sean necesarias.

Además de las reglas para asumir con éxito esta compleja tarea de gestionar empresa y familia, deberemos tener en cuenta y no cometer los 5 errores típicos:

Efecto ADN

Tener demasiado en cuenta los lazos de ADN y ponerlos como centro de todo nos podrá traer problemas, es una gran fuente de error.

Confundir lazos familiares y profesionales

Es complejo pero deberemos tener claras las diferencias de ambos aspectos.

Olvidar criterios de mercado

Deberemos respetar las reglas de mercado de capitales y de trabajo.

Retrasar los procesos de sucesión

La sucesión deberá hacerse cuando toque. De poco nos sirve que exista una sucesión no real y que sea el mismo quién mueva los hilos. Es importante hacerlo cuándo y cómo toca.

Creernos inmunes

Creer que estos problemas no nos van a suceder a nosotros.

Estas recomendaciones las conocimos en la clase de Gonzalo Díaz de una forma práctica a través del método del caso. Guiados por un caso de la empresa ficticia SEIMSA, se pudieron analizar diferentes problemas a los que se enfrentó una empresa familiar a la hora de nombrar un nuevo director general. Una clase del Máster en Dirección y Gestión de Empresas muy participativa y dinámica donde nos pudimos llevar conocimientos teóricos pero sobre todo los aplicamos para detectar, entre otras cosas, que un hecho puede interpretarse de muy diferentes formas y que no hay sólo una visión correcta. Sin duda, tener en cuenta las reglas y errores anteriores nos ayudará a tomar las mejores decisiones y evitar los conflictos familiares en la empresa. Tratar a la empresa como empresa y a la familia como familia es el mayor reto al que nos podemos enfrentar en este tipo de organizaciones.